오피스팩 메일과 드롭박스로 파일 공유하기

Tbizpoint(티비즈포인트) 오피스팩의 문서 도구 기능을 이용하면 웬만한 워드 문서나 스프레드시트, 프레젠테이션 문서를 쉽게 만들고 공유할 수 있습니다. 특히 회사에서 자주 쓰는 기안서 같은 양식들을 오피스팩 문서 도구에 올려 놓으면 누구나 쉽게 양식을 만들어 사용할 수 있습니다.

게다가 문서 작성 권한을 공유하면 필요한 사람들이 한 문서를 동시에 작성, 수정할 수 있어 더욱 편리하지요. 오피스팩의 문서 도구 기능을 예전에는 ‘구글 독스’라고 불렀습니다만, 이젠 ‘문서 도구’라는 한글 이름으로 바뀌었습니다. ‘문서 도구에서 문서를 작성하고 공유하는 방법은 아래 링크를 참조하시면 됩니다.

티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글독스 이용법 1
티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글독스 이용법 2

티비즈포인트 오피스팩 문서 도구 기능으로 문서를 만들면 사무실 뿐 아니라 인터넷이 연결되고 웹 브라우저를 실행할 수 있는 곳 어디서라도 이 문서를 보고나 편집할 수 있습니다. 심지어 스마트폰에서 열어보는 것도 가능하죠! 그러나 가끔 문서도구에서 만들지 못하거나. 이미 다른 프로그램으로 만든 파일을 공유해야 할 때가 있습니다. 제일 간단한 방법은 메일로 공유하는 겁니다. 그러나 파일을 수정하고 다시 메일로 주고 받는 과정이 불편할 뿐더러 최종 버전이 어떤 파일인지 확인하기 쉽지 않습니다. 이럴 때 유용한 서비스가 바로 드롭박스 www.dropbox.com 입니다.

드롭박스를 설치하면 폴더가 하나 생깁니다

드롭박스는 클라우드 파일 공유 서비스입니다. 드롭박스 사이트에서 서비스에 가입하고 전용 드롭박스 프로그램을 다운받아 설치하면 내 컴퓨터에 폴더가 하나 생깁니다. 이 폴더는 내 컴퓨터에 있지 않고 드롭박스 서버에 있어 내 컴퓨터 디스크 공간을 쓰지 않습니다. 2GB까지는 누구나 무료로 쓸 수 있고 회원을 추천한다거나 하면 용량이 조금씩 더 늘어납니다. 50GB 이상 더 많은 용량이 필요하다면 유료 서비스를 이용합니다.

드롭박스를 설치하면 윈도 운영체제 바탕화면과 트레이에 드롭박스 바로가기 아이콘이 보입니다. 맥 OSX에서는 파인더에 별도 폴더로 나타납니다. 처음에 몇 개 폴더가 있는데 폴더는 자기 마음대로 만들면 됩니다. Public 폴더를 제외하고 나머지 폴더들은 처음엔 폴더 주인 혼자만 볼 수 있습니다. 만일 폴더 주인이 아닌 다른 사람들과 파일을 공유하고 싶다면 Public 폴더에 파일을 넣습니다.

폴더에 파일을 넣고 이 파일을 공유하고 싶다면 공유할 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 선택합니다. Dropbox 메뉴를 선택하면 Copy Public Link라는 옵션이 있습니다. 이 옵션을 선택해 파일 주소를 복사합니다. 이제 메일이나 메신저, 사내 게시판 등에서 이 파일을 공유할 사람에게 알려줍니다. 주소를 받은 사람은 이 파일에 직접 접근해 파일을 보거나, 다운받을 수 있습니다.

공유할 폴더에서 마우스 오른쪽 튼을 눌러 Share...를 선택합니다

파일 뿐 아니라 폴더도 공유할 수 있습니다. 공유할 파일과 마찬가지로 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 선택한 후 Share This Folder 옵션을 선택하면 폴더를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하는 창이 나옵니다. 이메일 주소를 입력하고 공유를 선택하면 이메일 주인에게 공유 폴더에 접근할 수 있는 주소가 발송되고 이메일 주인 역시 드롭박스에 가입한 후 폴더를 공유할 수 있습니다.

윈도에서 공유한 폴더를 맥에서도 열 수 있습니다

무엇보다도 드롭박스는 윈도는 물론 맥OSX 운영체제, iOS나 안드로이드 같은 스마트폰에서도 사용할 수 있습니다. 스마트폰 앱스토어나 장터에서 드롭박스 앱을 다운받은 후 로그인하면 스마트폰에서도 파일을 볼 수 있어 그야 말로 언제 어디서나 파일을 확인할 수 있는 셈이지요.

티비즈포인트 오피스팩 문서도구에서 공유하기 어려운 파일이 있다면 드롭박스를 이용해 보세요. 더 편리하게 스마트 모바일 오피스를 즐길 수 있습니다.

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