거래처에 문서 하나 보내는데 하루가 걸린다고요?

“부장 싫으면 피하면 되고~” 

김대리가 룰루 랄라 노래를 부르며 거래처로 외근을 나갑니다. 오늘 따라 아침부터 까다롭게 굴던 박부장 때문에 살짝 스트레스를 받았는데 때마침 거래처에서 미팅을 좀 하자 해서, 사무실 나올 핑계를 찾은 거지요. 거래처에서 오겠다고 했지만 김대리는 매번 거래처를 오게 하는 것도 매너가 아니라며 사무실을 나섰습니다. 그러나, 그렇다고 아주 자유로울 수는 없지요. 

여지없이 휴대폰이 울립니다. 딱 보니 박부장. 받기 싫었지만 안 받았다가는 후환이 두려워 전화를 받습니다. 

- 어, 김대리. 오전에 말한 거래처 협조 공문 그거 어딨나?

- 아, 그거 다 작업했는데요 

- 그러니까 그게 어딨냐고?

- 제 컴퓨터에 있습니다. 

- 그걸 나를 주고 나가야지, 그냥 나가면 어떡해?

- 부장님이 자리에 안 계셔서요, 제 컴퓨터 켜고 보시면요...

- 필요없어, 당장 들어와!

뚝. 끊긴 전화를 들고 하염없이 있어봐야 답이 없습니다. 이럴 땐 그저 사무실로 돌아가야지요. 돌아가는 발걸음이 가벼울리 없습니다. 그렇게 사무실에 도착해서 문서를 찾아 인쇄해 가져 갑니다. 

- 이건 이렇게 바꾸고 이건 이렇게 바꿔

- 아침에는 이렇게 말씀하셔서요. 

- 그런 말이 아니잖어, 다시 만들어와. 그리고 이 부분은 경영지원부 전부장에게 내용 보여주고 협조 받아와.

간단하게 만들 수 있으리라 생각했던 거래처 협조 공문이 이렇게 복잡할 줄 몰랐습니다. 박부장이 그적거린 문서를 그대로 가져갈 수 없어, 새로 문서를 인쇄해 경영지원부 전부장에게 가져갑니다. 

- 부장님, 이거 박부장님이 보여드리고 협조를 받아오라 해서요.

사람 좋은 전부장이 문서를 검토하더니, 씩 웃습니다. 

- 이 내용은 이렇게 쓰면 안되는데. 이거 양식을 내게 주세요. 내가 고쳐서 김대리께 이메일로 보내드리지요.  

- 아니 그냥 여기 손으로 써서 주시면 제가 고치겠습니다. 

- 손으로 몇 글자 고칠 문제가 아니네요. 양식을 주세요.

결국 다시 컴퓨터 앞으로 돌아가 전부장에게 이메일로 보내고, 기다렸다가 다시 그 메일을 받아 출력해 박부장에게 보냅니다. 아마도 까다로운 박부장에게 가면 어떤 수정 사항이 나올지 모르지요. 오늘도 김대리는 작은 문서 하나 때문에 한숨을 쉽니다. 결국 거래처 공문 하나 보내는데 하루가 걸렸습니다. 

전자 협업 시스템이 없는 중소기업에서 흔히 겪는 일입니다. 공동의 장소에 문서를 올려 놓고 같이 수정하면 해결할 수 있는데 그런 시스템이 없다 보니 일일이 문서를 인쇄하거나 좀 나은 경우 메일로 주고 받습니다. 하지만 메일로 주고 받다 보면 어떤 문서가 최종 수정본인지 확인하기 어렵습니다. 

티비즈포인트의 오피스팩을 도입하면 이런 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다. 오피스팩에 들어 있는 구글독스를 활용해 문서를 작성하고 관련있는 사람들이 이 문서를 수정할 수 있도록 이메일로 초대하면 끝입니다. 문서를 작성한 김대리가 자리에 없더라도 박부장이나 전부장이 필요한 부분을 수정하고 곧바로 거래처로 보낼 수 있다는 말입니다. 담당자가 자리에 오기를 기다려 이를 수정할 필요가 없다는 말씀! 

<T bizpoint 오피스팩 초기화면>

더욱이 초대 받은 사람만 이 문서에 접근할 수 있어 보안도 걱정 없습니다. 사무실내 공유 서버에 올려 놓고 아무나 다 볼 수 있는 것과는 차원이 다릅니다. 

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중소기업의 경쟁력은 무엇보다도 속도입니다. 문서 하나 만들고 검토해서 보내는데 몇 시간씩 걸릴 때 오피스팩을 도입하면 한 시간도 안 걸립니다. 더 빠르고 편리하게 문서를 만들고 공유하는 방법, 오피스팩에 그 해답이 있습니다. <T bizpoint>