[스마트오피스] 업무서식 공유하기

중소기업에 가장 필요한 것 중 하나가 바로 업무 서식. 물품구매신청서부터 재직증명서, 휴가신청서 등 이런 저런 서식이 꽤 많이 필요한데 대부분 중소기업은 정한 양식이 없어 담당자가 대충 만들어 씁니다. 그러다 보니 통일성도 없고, 담당 직원이 바뀌면 새로 서식을 만들어야 하고, 참 번거롭지요. 그나마 T비즈포인트 오피스팩 유료 회원들은 수백 가지 업무 서식을 받아 쓸 수 있으니 서식을 만들어야 하는 스트레스를 피할 수 있지만요.

그러나 T비즈포인트 오피스팩 유료회원에게 무료로 제공되는 수백 가지 업무 서식 중에는 기업에서 바로 사용할 수 있는 것도 있고, 기업 실정에 맞게 조금씩 고쳐야 하는 것도 있습니다. 예를 들어 물품구매신청서만 해도 회사 이름 넣어야 하고, 회사 결재 기준에 맞게 결재 칸도 정리해야 하고, 몇 가지 손을 봐야죠. 솔직히 대부분 중소기업은 담당자가 혼자 만들어 쓰고 자기 컴퓨터에 그냥 넣어둡니다. 그러니 저마다 서식을 내려 받아 수정하는 작업을 해야 합니다. 개인은 물론 회사 전체로 보면 쓸데없는 시간이 낭비되는 거지요.

T bizpoint 문서 도구로 쉽게 서식 공유

누군가 서식을 다운로드 받아 기업 실정에 맡게 고친 후 양식을 공유하면 똑같은 일을 되풀이 하지 않아도 좋고 양식도 같은 모양으로 만들 수 있습니다. 다행히 T비즈포인트 오피스팩 문서 공유를 이용하면 별도 서버를 두지 않고도 파일을 쉽게 공유할 수 있는데요, 서식 다운로드부터 공유하는 방법을 간단히 소개합니다.

T비즈포인트 워크플레이스에 접속한 후 주요 서비스 메뉴에서 ‘서식 자료’를 누릅니다. 서식 형태와 종류 별로 구분한 탭이 있고 그 밑으로 다양한 서식들이 있는데요, 필요한 서식을 찾습니다. 예를 들어 구매신청서를 한 번 찾아보겠습니다. 6번 구매/자재 탭을 누른 후 검색 창 왼쪽에 있는 화살표를 눌러 제목+내용에서 검색하기로 지정합니다. 이제 구매신청서라고 입력한 후 검색하기 버튼을 누르면 몇 가지 서식이 보이는데요, 여기서 쓰려는 양식을 골라 다운로드 받습니다.

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양식에서 필요 없는 부분은 지우고 수정할 부분은 수정한 뒤 저장합니다. 이제 다시 T비즈포인트 워크플레이스로 이동해 주요 서비스 메뉴에서 ‘문서도구’를 마우스로 누릅니다. 문서도구가 열리면 회사 로고 밑에 ‘업로드’라는 버튼을 눌러 아까 고친 파일을 선택합니다. 업로드 설정 화면이 열리면, ‘문서, 프레젠테이션, 스프레드시트 및 그림을 해당 Google 문서 도구 형식으로 변환’ 항목의 체크 표시를 꺼줍니다. 문서도구로 변환하면 오피스팩 문서도구에서 바로 편집할 수 있어 좋기는 한데, 일부 양식은 깨지기도 하니 다운로드 후 수정하는 방식으로 쓰는 것이 좋겠습니다. 이제 업로드 시작 버튼을 눌러 파일을 올립니다.

업로드 버튼을 눌러 파일을 골라 올립니다

표시한 부분에 있는 체크 표시를 지웁니다

다운로드 버튼을 눌러 파일을 내려받습니다

파일을 올리면 오늘 수정한 문서에 조금 전에 올린 파일이 나와 있는데요, 파일 이름을 알아보기 좋게 바꿉니다. 먼저 파일 이름 왼쪽에 있는 ‘작업’이라는 글자를 눌러 공유할 대상을 선택합니다. 공유 대상을 지정하고 파일을 선택하면 바로 파일이 열리면서 내용을 볼 수 있습니다. 왼쪽 위에 있는 다운로드 버튼을 눌러 파일을 다운받은 후 내용을 입력하면 끝. 서식 공유하는 법, T비즈포인트 오피스팩에서는 참 쉽습니다.

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