웹팩스 실전 활용기 1 - 팩스 찾아 삼만리는 이제 끝

이 팩스 누구 건가요? 

혹시 제 팩스 가져가신 분? 

거래처에선 보냈다고 하는데 왜 팩스가 없는 거야? 

오늘도 사무실에선 팩스와 팩스 주인 찾는 소리가 한창입니다. 이메일과 휴대폰을 널리 쓰는 세상이지만 그래도 아직까지 팩스는 없어서는 안될 기업 커뮤니케이션 도구니까요. 거래처 사업자 등록증부터 관공서에 신고하는 많은 서류들이 여전히 팩스로 오갑니다. 큰 회사들은 전용 팩스 서버를 써서 디지털로 팩스를 관리한다 하지만 작은 회사에서는 들어오는 대로 인쇄해 두는 팩시밀리 한 대에 모든 걸 의지해야 합니다. 물론 요즘 팩시밀리도 똑똑해져 스스로 메모리에 저장해두기도 합니다만, 이거 사용법이 꽤 까다로워 다루기 어렵습니다. 게다가 상대방이 팩스 보냈다고 전화해주기 전까지는 팩스가 왔는지 안 왔는지 확인할 방법이 없고 책임지고 관리하는 사람도 없다 보니 수신 팩스 잃어버리고 다시 받는 경우도 종종 생깁니다. 

티비즈포인트의 웹팩스를 도입하면 받은 팩스 찾아 종이 더미를 뒤지고 사무실에서 소리지르는 풍경은 이제 끝입니다. 티비즈포인트 비즈사업자 회원에 가입하고 웹팩스를 신청하면 끝. 원하는 번호를 고르고 그 팩스 번호를 주위에 알려주면 됩니다(운이 좋다면 아직도 쉽고 좋은 번호를 고를 수 있어요!). 팩스가 들어오면, 이메일로 팩스가 왔다고 알려줍니다. 그뿐 아니라 팩스로 수신한 문서가 첨부파일로 들어오기 때문에 팩스를 확인하기 위해 티비즈포인트 사이트를 방문할 필요가 없지요. 마치 이메일을 보듯 팩스를 확인할 수 있습니다. 

팩스를 이메일로 받은 사람은 다시 팩스 수신자에게 메일로 전달하면 되니 더 편리합니다. 게다가 티비즈포인트 오피스팩 메일을 사용한다면 간단한 필터 기능으로 웹팩스 메일만 따로 관리할 수 있습니다. 오피스팩 메일에 접속해 오른쪽 위에서 환경 설정을 누르고, 여러 메뉴가 나오면 여기서 필터를 선택합니다. 새 필터 만들기를 누른 후 보낸 사람 항목에 webfax@skbroadband.com 라고 입력하고 다음 단계 버튼을 누릅니다. 이것 저것 체크하는 화면이 열리는데 여기서 라벨 적용을 선택하고 드롭다운 리스트에서 새 라벨을 누르고 WebFAX라는 라벨 이름을 입력합니다. 이제 맨 아래 쪽에 있는 ‘아래에 있는 대화 00개에도 필터를 적용합니다’ 부분을 체크하고 필터만들기 버튼을 누르면 끝. 

지금까지 들어온 웹팩스 메일과 앞으로 들어올 웹팩스 메일에 WebFAX라는 꼬리표가 붙습니다. 이제 메일함 왼쪽 리스트에 WebFAX 항목이 있으니 이를 누르면 팩스 메일만 모아서 볼 수 있습니다. 

오피스팩 메일은 무려 25GB를 주기 때문에 메일을 삭제할 필요가 없어 계속 보관하면 됩니다. 필요한 팩스는 언제든 검색해서 찾아볼 수 있고요. 메일 관리자가 아닌 다른 사람이 팩스 수신 내용을 확인하려면 티비즈포인트 웹팩스에 접속해 받은 팩스함을 확인하면 됩니다. 

오늘 아침도 팩스 찾아 삼만리 여행을 떠나셨다면, 한 번 받은 팩스 잃어버려 다시 받은 경험이 있다면 티비즈포인트 웹팩스를 기억하세요. 팩스를 잃어버릴 일도 없고, 인쇄한 종이를 따로 보관할 필요도 없고 이메일로 편히 받아볼 수 있어 아주 그만이거든요. 게다가 사무실 팩시밀리 유지 보수 비용도 줄어드니 중소 기업에겐 그야말로 최고의 선택임에 틀림 없습니다. <Tbizpoint> 

* 다음 번 웹팩스 기사에서는 웹팩스로 쉽게 팩스 보내는 방법을 알려드리겠습니다. 기대하셔도 좋습니다~