오피스팩 메일 환경설정 (5) – 부재중 자동응답 기능 설정 방법

스마트폰이 대중화되면서 모바일오피스 환경을 갖추는 것이 쉽고 편리해졌습니다. 휴대전화가 ‘통’하는 지역에 있다면 메일을 보내고 받는 것은 물론이고, 티비즈포인트와 같은 클라우드 서비스에 접속해 업무를 처리하는 데도 문제가 없습니다.

하지만 출장이나 외근을 다니다 보면 뜻하지 않게 모바일오피스가 무용지물이 되게 만드는 지역에 갈 수도 있고, 시급을 다투는 중요한 업무때문에 다른 업무는 일단 정지시켜야 하는 경우가 있습니다. 모처럼 떠나는 휴가기간 만큼은 일에서 잠시 해방되고 싶은 분들도 있을 것입니다.

이럴 때 유용하게 활용할 수 있는 것이 오피스팩 메일의 환경설정에서 제공하는 [부재중 자동응답] 기능입니다. 이 기능을 활용하면 메일 수신과 답변이 곤란할 경우, 미리 등록해둔 메시지가 자동으로 발송되게 할 수 있습니다. 따라서 고객, 동료, 친구들이 기약없이 답변을 기다리게 만드는 ‘실례’를 최소한으로 줄일 수 있습니다.

오피스팩 메일의 [부재중 자동응답] 설정은 [기본설정]에서 할 수 있습니다. 환경설정으로 들어 간 후 아래쪽에 있는 [부재중 자동응답 기능] 항목으로 이동합니다. 그리고 [부재중 자동응답 사용] 항목을 마우스로 클릭해 사용하는 것으로 선택합니다.

언제부터 부재중 자동응답 메시지가 발송되도록 할 것인지 시작 날짜를 정합니다. 설정 메뉴의 [시작일] 옆에 있는 날짜를 마우스로 클릭하면 달력 창이 열립니다. 달력에서 자동으로 부재중 응답메시지를 보내고 싶은 날짜를 선택합니다.

이번에는 부재중 응답 메시지가 자동으로 발송되는 것을 종료할 날짜를 선택하면 됩니다. 만약 종료 날짜를 확실하게 지정할 수 없다면 그대로 두면 됩니다. 종료 날짜를 지정하지 않게되면 계속해서 부재중 자동안내 메시지가 발송되므로, 메일에 대한 답변이 가능해졌을 때는 반드시 [부재중 자동응답 사용 안함]을 선택해 주어야 합니다.

다음에는 부재중에 자동으로 발송될 자동응답 메시지의 제목과 내용을 입력합니다. 제목과 메시지는 사용자가 직접작성하기 때문에 업무 환경이나 특성에 맞는 내용을 입력할 수 있습니다. 이렇게 작성한 부재중 메시지가 어떤 사람들을 대상으로 발송될 지는 아래쪽에 있는 항목에서 선택할 수 있습니다.

만약 아무 것도 선택하지 않으면 모든 메일에 대해 부재중 자동응답 메시지가 전송됩니다. 따라서 내 주소록의 사용자나 티비즈포인트의 오피스팩 메일 그룹에게만 자동으로 부재중 메시지가 발송 되도록 설정하는 것이 좋겠죠? 설정이 완료되면 환경설정 아래쪽에 있는 [변경사항 저장]을 눌러 변경 내용을 저장합니다.

부재중 자동응답 기능이 활성화되면, 화면에서 처럼 메일함 위쪽에 입력한 메시지 제목이 표시됩니다. 만약 자동응답 기능을 종료하고 싶다면, 오른쪽에 있는 [지금 종료]를 클릭합니다. 응답 메시지 내용이 설정 내용을 변경하고 싶다면, 역시 오른쪽에 있는 [부재중 자동응답] 메뉴를 선택해 변경할 수 있습니다.

이렇게 부재중 자동응답 기능을 사용하는 상태에서 메일을 받으면, 화면에서 처럼 메일을 보낸 사람에게 미리 입력해둔 부재중 응답메시지가 자동으로 전송됩니다. 자동응답 메시지는 짧고 간략하게 입력할 것을 추천합니다. 아울러 유머를 섞거나 재치있는 문구를 넣는다면 더욱 좋겠죠? ^^ 

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