티비즈포인트(Tbizpoint), 업무용 서식 다운받아 활용하기

자본과 인력이 부족한 중소기업에게 가장 필요한 것은 효율적으로 업무를 처리할 수 있는 시스템입니다. 물론 그런 시스템을 최대한 활용할 수 있는 능력과 마인도도 필요하지요. 1인창조기업. 소호, 소규모기업은 한 사람이 여러가지 업무를 맡아서 수행해야할 경우가 많습니다. 특히 창업초기 기업이라면 다양한 분야의 업무를 담당 직원없이 소수의 인원이 처리해야 하는 경우가 적지 않습니다.

티비즈포인트는 그런 중소기업 고객들에게 시간을 절약하고 효과적으로 업무를 처리할 수 있는 다양한 솔루션을 제공하는 클라우드 서비스입니다. 예를 들어 회사를 처음 창업하거나 규모가 커지다 보면, 인력, 조직, 비용 등 체계적으로 관리해야할 항목들이 적지 않습니다. 그중에 하나가 각종 업무용 서식들입니다. 새로운 업무용 서식이 필요할 때 방법은 두 가지 입니다. 직접 만들거나 유료로 판매하는 서식을 구입하는 것입니다.

하지만 티비즈포인트 고객이라면 서식 다운로드 서비스를 통해 다양한 서식을 다운로드 받아 사용할 수 있습니다. 업계에서 일반적으로 사용되는 다양한 종류의 서식이 준비되어 있는 만큼 그대로 사용해도 좋고, 자신의 회사의 업무 특성에 맞게 수정해서 사용할 수도 있습니다. 이렇게 서식을 다운로드 받아 활용할 수 있기때문에 서식의 형식을 모를 때 유용하고, 새로 서식을 만드는 작업을 할 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있습니다. 그래서 오늘은 서식 자료를 다운로드 받는 방법에 대해 소개해 드리고자 합니다.

서식은 서식자료실에서 다운로드 받을 수 있습니다. 서식자료실은 티비즈포인트 홈페이지에 로그인 한 후, 초기화면 아래쪽에 있는 [더보기] 버튼을 클릭하면 간편하게 이동할 수 있습니다.

서식자료실에는 전문가가 작성한 다양한 종류의 서식이 등록되어 있습니다. 그리고 쉽게 찾을 수 있도록 경리/회계, 총무/서무 등 8개의 분류항목으로 나누어진 메뉴를 이용해 원하는 분야의 서식을 찾아볼 수 있습니다.

만약 이렇게 메뉴를 이용해 원하는 서식을 찾는 것이 번거롭다면 검색 기능을 활용해도 됩니다. 서식 검색은 화면 중간에 있는 [검색하기] 메뉴를 이용하면 됩니다. 서식을 검색할 때는 먼저 선택창에서 제목, 내용, 제목+내용 세 가지 중에서 한 가지 검색 유형을 지정합니다. 다음에는 옆에 있는 검색창에 원하는 서식 이름을 입력한 후, [검색하기] 버튼을 클릭하면 됩니다.

입력한 키워드로 원하는 서식이 검색되면, 화면 아래쪽에 간단한 이미지와 함께 서식 목록이 출력됩니다. 이제 목록에서 다운로드 받고 싶은 서식을 선택해 다운로드 받으면 됩니다. 서식 목록은 제목, 간단한 설명, 파일 형식으로 구성되어 있습니다. 각각의 서식 아래쪽에 아이콘 형태로 첨부되어 있는 아이콘을 클릭하면 바로 다운로드가 가능합니다. 예를 들어 MS 워드 형식의 아이콘을 선택하면, 워드 형식의 문서로 된 서식을 다운로드 받을 수 있습니다.

다운로드 받을 서식의 파일 형식을 마우스로 선택하고 왼쪽버튼을 누르면 파일 다운로드 창이 열립니다. [다운받기] 버튼을 클릭합니다.

이제 다운로드 받은 파일을 바로 열 것인지 아니면 저장할 것인지를 선택하면 됩니다. 여기서는 [저장] 버튼을 눌러 하드디스크에 저장해 보도록 하겠습니다.

[저장]을 선택하면 파일을 저장할 폴더를 지정할 수 있는 탐색기가 실행됩니다. 다운로드 받은 서식을 저장하고 싶은 폴더로 이동한 후 [저장]을 누릅니다.

다운로드가 완료된 서식파일을 마우스로 클릭하면 화면에서 처럼 이미 작성된 서식을 볼 수 있습니다. 만약 자신의 회사 환경에 맞게 수정이나 보완이 필요하다면, 열린 서식 문서에서 작업을 한 후 ‘총무-지출결의서’와 같은 형식으로 저장해 두고 사용하면 됩니다.

아울러 이렇게 만든 서식은 티비즈포인트 오피스팩에서 제공하는 문서도구를 이용해 직원들이 공유할 수도 있습니다. 공유 방법에 대해서는 다음 번에 알기쉽도로 설명드리도록 하겠습니다. ^^

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