오피스팩 문서 도구에서 공동 문서 만들기

상황 A
김대리, 내일까지 제출해야 하는 보고서 다 만들었어?
네, 이메일로 보내드리겠습니다.
오케이. 내가 집에서 보고 수정해서 보낼게
(퇴근 후 저녁)
김대리, 우리 집에 있는 소프트웨어 버전이 낮아서 파일이 안 열리는데?

상황 B
김대리, 내일까지 제출해야 하는 보고서 다 만들었어?
네, 티비즈포인트 오피스팩에 있고, 부장님 공유해 드렸습니다.
오케이, 인터넷만 되면 볼 수 있으니 내가 오늘 집에서 확인할게

티비즈포인트 오피스팩이나 구글 문서도구가 편리한 건 여러 사람이 같은 문서를 작업할 때입니다. 각자 작업한 파일을 이메일로 주고 받을 때는 소프트웨어 호환성도 걸리고, 틀린 파일을 보낼 수도 있으며 심지어 한 파일로 작업해야 하는데, 각자 서로 다른 파일에 작업해 나중에 다시 합쳐야 하는 문제도 있습니다. 이럴 땐 클라우드 서버에 올려두고 같은 문서를 작업하는 티비즈포인트 오피스팩 문서 도구가 꽤 편리합니다. 인터넷에 접속할 수 있는 웹 브라우저만 있으면 언제 어디서나 문서를 읽고 수정할 수 있기 때문입니다. 실제로 여러분이 지금 보시는 이 글도 티비즈포인트 오피스팩 문서도구에서 쓰고 있습니다. 원고를 쓰는 사람과 검토하는 사람이 같은 파일을 보고 공동으로 작업하기 때문에 파일이 중복되거나 섞이지 않습니다.

방법은 간단합니다. 티비즈포인트 오피스팩 문서도구에 접속한 후 ’새로 만들기’ 버튼을 눌러 원하는 문서 종류를 고릅니다. 워드프로세서든 스프레드 시트든, 프레젠테이션이든 문서를 골랐으면 이제 내용을 넣어 문서를 만듭니다. 문서를 만들고 맨 위쪽 문서도구 로고 옆 ’제목 없음'을 마우스로 눌러 새 제목을 입력합니다.

제목을 바꿨으면 이제 공유를 설정합니다. 오른쪽 위에 있는 ’공유' 버튼을 누르고 친구 추가에 공유하고 싶은 사람 이메일 주소를 넣습니다. 주소를 넣는 칸 옆에 있는 ’수정 가능'과 ’보기 가능' 중에서 하나를 선택하고 공유 버튼을 누르면 공유하려는 사람에게 이메일이 도착하고 그 때부터 수정하거나 볼 수 있습니다.

무엇보다도 오피스팩 문서도구의 장점은 시간과 장소에 상관없이 문서를 편집할 수 있는 것은 물론, 공유하는 사람들이 동시에 문서를 보거나 수정할 수 있다는 것입니다. 누구 한 사람이 먼저 작업하고 다른 사람이 뒤에 할 필요 없이 함께 같은 파일을 작업할 수 있습니다. 현재 문서를 보는 사람들 이름이 오른쪽 창에 나타나 쉽게 확인할 수 있으며 필요하다면 채팅하면서 문서를 함께 편집할 수 있습니다.

함께 작업할 문서가 필요하다면 이제 오피스팩 문서도구를 이용해 보세요. 메일이나 USB에 담아 다닐 필요없고, 최종 버전을 애써 확인할 필요도 없습니다. 오피스팩 문서도구에서는 지금 여러분이 보는 그 문서가 바로 최종 버전이니까요.

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