오피스팩 문서, 알기 쉽게 구분하는 법

오피스팩 문서도구에서 이런저런 문서를 만들다 보면 문서 종류별로 구분해야 할 필요가 생깁니다. 특히 어떤 문서들은 꽤 중요해서 언제든 쉽게 찾아볼 수 있어야 하고요. 이럴 때 쓸모 많은 것이 바로 별표입니다. 네, 맞습니다. 오피스팩 메일이나 지메일에서 자주 사용하던 그 노란색 별표, 바로 그 별표가 오피스팩 문서도구에도 있습니다.

사용법은 아주 간단합니다. 중요하게 다룰 문서 이름 앞에 있는 별표를 그냥 마우스로 콕 찍으면 됩니다. 이렇게 별표를 붙여 둔 문서들은 중요문서함에서 언제나 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 자주 사용하거나, 절대 빠트려서 안 되는 문서들은 이렇게 꼭 별표를 붙여 두세요.

따로 구분할 문서는 컬렉션으로

오피스팩 문서도구에서 문서를 많이 만들다 보면 어느새 한 화면이 꼭 찹니다. 문서 종류가 많다 보니 구분도 안 되고, 찾기도 쉽지 않지요. 이럴 때는 컬렉션 기능으로 문서를 구분하면 됩니다. 컬렉션은 문서를 완전히 이동하지 않고 쓰는 사람마다 꼬리표를 붙여두는 기능인데요, 예를 들어 A프로젝트라는 문서를 박과장은 ‘최우선프로젝트’, 최차장은 ‘지겨운프로젝트’와 같은 식으로 저마다 꼬리표를 붙일 수 있습니다.

먼저 내 컬렉션에서 새로운 컬렉션을 만듭니다. ‘새로 만들기’ 버튼을 눌러 ‘컬렉션’을 누르면 새로 만들 컬렉션 이름을 입력하는 창이 열리고, 적당한 이름을 입력하면 왼쪽 사이드바 ‘내 컬렉션’ 아래쪽에 조금 전에 이름지은 컬렉션이 생깁니다. 새로 만든 컬렉션을 마우스로 누르면 이름 맨 오른쪽에 삼각형이 생기는데 이 삼각형을 눌러 컬렉션에 별표를 붙이거나 이름을 바꿀 수 있으며 색깔도 새로 고를 수 있습니다. 컬렉션 별로 색깔을 지정해 두면 한 눈에 알아보기 좋겠지요?

이제 전체 문서함으로 가서 컬렉션에 넣을 문서들을 고릅니다. 컬렉션에 넣을 문서를 선택하고 문서 이름 오른쪽에 있는 ‘작업’ 메뉴를 누른 후 ‘정리’ 메뉴를 선택합니다. 그러면 아래 화면과 같이 컬렉션을 지정할 수 있는 창이 열리지요. 넣고자 하는 컬렉션을 마우스로 누르고 변경사항적용 버튼을 누르면 끝.

컬렉션에 들어간 파일은 저마다 컬렉션 꼬리표를 달고 있어서 금세 구분할 수 있고요, 내 컬렉션 메뉴에서 컬렉션 이름을 눌러 같은 컬렉션에 들어있는 파일을 확인할 수 있습니다.

오피스팩 문서도구에서 중요한 파일은 별표를 붙이고 구분할 파일들은 컬렉션에 넣어주세요. 문서를 더 쉽고 짜임새 있게 관리할 수 있습니다.

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