중소기업이 모바일 오피스를 두려워하는 이유 그리고 해결책

스마트 모바일 오피스는 자본과 인력이 부족한 중소기업에 적합하다고 말을 합니다. 그러나 정작 중소기업 관계자들은 스마트 모바일 오피스 도입을 꺼립니다. 따라서 이번에는 중소기업 경영진에게 도움이 될만한 중소기업이 고민하는 스마트 모바일 오피스 도입의 걸림돌과 그리고 그 해결 방안을 함께 생각해보는 시간을 가질까 합니다.

알아 알아. 나도 안다고. 스마트폰 들고 다니면서 메일 확인하고 일처리 했다고 하도 주변에서 떠들어서 알아. 심지어 아직도 스마트폰 없느냐고 구박하는 사람도 있어. 스마트폰 있으면 모바일 오피스인가 뭐 그런거 할 수 있고 우리처럼 작은 회사가 더 빨리 일처리할 수 있어서 경쟁력이 올라간다는 얘기 많이 들었어. 하지만, 아무리 하고 싶어도 솔직히 어디서부터 시작해야 할지 하나도 모르겠다고. 옛날에도 무슨 인트라넷 해야 한다고 난리쳐서 뭐 하나 만들어 놨더니 정작 쓰지도 않고 돈만 들어갔잖아. 모바일 오피스도 마찬가지야. 해놓아 봐야 우린 별로 쓸데 없을 거라고!

유통업에 종사하는 A 사장은 모바일 오피스를 도입하자는 직원의 말에 버럭 화를 냅니다. 현장에서 움직이는 일이 많다 보니 직원들도 굳이 사무실이 아니더라도 업무를 처리할 수 있도록 스마트폰과 태블릿을 도입하면 좋겠다고 의견을 냈는데 A 사장으로서는 돈만 들지 실효가 없을 거라고 판단한 거죠.

스마트폰 가입자가 500만(SK텔레콤 가입자 기준)을 돌파하고 올 한 해 두 배 이상 가입자가 늘 것으로 전망하는 가운데 중소기업 모바일 오피스 도입 열기도 후끈합니다. 언론은 날마다 모바일 오피스의 장점을 말하고 정부도 나섰습니다. 그러나 정작 중소기업 경영자는 모바일 오피스를 망설이고 있습니다.

스마트 모바일 오피스는 돈이 많이 든다

스마트 모바일 오피스 구현하려면 돈은 좀 듭니다. 스마트폰이나 태블릿 같은 단말기가 있어야 하죠. 단말기 할부금과 스마트폰 요금제가 합쳐지니 휴대폰 요금이 예전에 비해 조금 오를 수는 있습니다. 그러나 최근에 오픈한 티비즈포인트 스마트폰 숍에서는 시중보다 저렴한 가격 혹은 종류에 따라 무상으로 단말기 구입이 가능하며, 현명한 요금제를 선택해 사용하면 운영 비용을 최소화 시킬 수 있습니다. 더불어 스마트 모바일 오피스를 구현하기 위해 별도로 많은 구축 비용을 투자할 필요가 없습니다. 가장 많이 사용하는 메일이나 일정 관리, 문서 공유, 전자 결재 같은 것은 1인당 1만원 정도면 티비즈포인트에서 충분히 임대가 가능합니다. 용량도 넉넉하고, 모바일에 맞게 개발되어서 속도도 빠르죠.  이 정도의 해결책이면 돈이 많이 든다는 선입관은 날려버리셔도 됩니다. 

스마트 모바일 오피스는 IT전문가가 있어야 한다

물론, 회사 내에  IT 전문가가 있다면 도움이 되기는 하겠죠. 그러나 컴퓨터를 켜고 인터넷을 검색하며 업무에 필요한 수준의 IT 지식만 있다면 스마트폰과 모바일 오피스 사용법을 쉽게 익힐 수 있습니다. 설명도 잘 되어 있고, 운영하는 업체에서 고객 지원도 잘해 줍니다.

우리 업무에 어울리지 않는다

스마트 모바일 오피스가 모든 일에 다 어울리는 건 아닙니다. 어떤 일엔 전혀 어울리지 않을 수도 있습니다. 따라서 유행을 따르는 것처럼 무작정 스마트 모바일 오피스를 도입할 필요는 없습니다. 먼저 스마트 모바일 오피스로 무엇을 할지 생각해야 합니다. 기본으로 쓰는 것이 이메일, 일정 관리, 문서 공유 등이니 이런 업무가 우리에게 얼마나 필요하며 실제로 도입했을 때 어떤 장점이 있을지 예상해야 합니다. 메일을 즉시 주고 받으면 업무 처리 속도가 빨라진다거나 자주 사용하는 문서를 스마트 모바일 오피스에 넣어두고 공유하는 것이 필요하다고 판단하면 그 때 도입해도 됩니다.

어디서부터 시작해야 할지 모르겠다

주변에서 하도 스마트 모바일 오피스에 대해 말이 많으니까 시작은 하고픈데 어디서부터 해야할지 막막하시지요? 이럴 때는 티비즈포인트나 방송통신위원회 사이트 같은 곳에서 정보를 찾아 보시면 도움이 됩니다. 방통위가 얼마전 스마트 모바일 오피스 도입 가이드북을 냈다는 소식, 티비즈포인트 블로그에서 전해드렸는데요, 그 가이드북을 참조하시면 시작하는데 도움이 되실 듯. 혹시 궁금한 점 있으시면 티비즈포인트 블로그로도 문의해보세요. 힘닿는 데까지 도와드리겠습니다.

안 그래도 바쁜데 24시간 내내 업무에 매달려야 한다

어쩌면 이런 건 사장님보다 직원들이 고민해야 할 문제겠네요. 실제로 스마트 모바일 오피스를 도입한 대기업 다니는 직원의 근무 시간이 늘었다는 언론 보도도 있었습니다. 하지만 이렇게 생각하면 어떨까요? 스마트폰에서 쉴새 없이 울리는 신호 때문에 잠잘 때고 휴일이고 일거리 생각을 해야 합니다만, 스마트폰 때문에 평소 업무가 좀 더 편해져서 업무 부하가 분산된다는 장점이 있다고 말이죠. 

그러나 무엇보다도 스마트 모바일 오피스를 도입하지 못하는 까닭은 새로운 변화에 대한 막연한 두려움이 아닐까 싶습니다. ‘천 리 길도 한 걸음부터’라는 속담처럼 무언가를 하려면 첫 걸음을 내딛어야겠지요. 스마트 모바일 오피스에 대한 두려움을 신중한 검토로 바꾸시고 시작해 보세요. 변화하는 기업이 미래의 승자라는 건 틀림없는 진리니까요.

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