스마트 모바일 오피스 도입 가이드 1 - 무엇을 할 것인가?

스마트 모바일 오피스를 도입할 생각이 있으신가요? 그러나 무엇부터 해야할지 잘 모르시겠다고요? 그래서 티비즈포인트가 준비했습니다. 스마트 모바일 오피스를 도입하는 가상 시나리오를 보면서 우리에게 맞는 스마트 모바일 오피스 솔루션이 무엇인지 함께 생각해 보면 어떨까요?

식자재 유통을 하는, 직원 열댓 명되는 F사 주문해 사장. 아무래도 유통업을 하다 보니 주사장은 물론 직원들도 밖에서 일하다 보니 전화로 업무를 처리하는 일이 많습니다. 당연히 주사장은 통신사 VVIP. 매달 쓰는 통화 요금이 장난 아니거든요. 그런데 이렇게 말로 업무를 처리하다 보면 꼭 문제가 생깁니다. 한 번은 직원이 발주를 잘못 냈는데, 자신은 사장님한테 틀림없이 5,000개라고 주문받았다는 겁니다. 주사장은 2,000개라고 말했는데요. 이런 문제가 자꾸 생기다 보니 말로 해선 안되겠다 싶었습니다. 무언가 흔적을 남겨야겠다 싶어서 중요한 건 문자로 하자 했는데 문자는 실수든 고의든 지워버리면 끝.

아무래도 모바일 오피스인가 뭔가를 해야 하겠어. 하다 못해 이메일이라도 보내면 되잖아?

이렇게 마음 먹은 주사장이 IT사업하는 후배를 불렀습니다.

- 이렇고 저래서 우리 모바일 오피스 같은 거 해야 하겠어. 뭐부터 해야해?
- 선배님, 먼저 기업 환경을 분석해야 하고요, CEO 비전도 있어야 하고, 직무 환경도 봐야 하고 그래서…
- 그래 그래. 그래서 뭐부터 해야 하냐고?

스마트 모바일 오피스로 무엇을 하실 건가요?

스마트 모바일 오피스를 도입할 때 제일 먼저 생각할 것은 ‘스마트 모바일 오피스로 무엇을 할 것인가’입니다. 사실 정석대로 하자면 후배가 얘기한 대로 기업 환경이니 직무 분석이니 CEO 비전이니 이런 걸 다 조사한 후 설문을 통해 수요를 파악하고… 뭐 이런 과정을 거쳐야 합니다만, 직원 열 명인 중소기업에서 이런 걸 벌인다는 자체가 벌써 큰 일입니다. 따라서 중요한 건, 무엇을 할 것인가부터 파악하는 거지요.

출처: flickr.com/photos/johanl/5158849568

일단 이메일부터 보내보고, 다른 건 생각나는 대로 하지. 이렇게 생각했다간 스마트 모바일 오피스는 도입하자마자 아무 쓸데없는 물건이 되고 맙니다. 정확히, 구체적으로 어떤 일에 스마트 모바일 오피스가 필요한지, 원하는 일을 해결할 다른 방법은 없는지 충분히 생각해야 합니다. F사의 주사장에게 다시 물어 봅니다.

- 도대체 스마트 모바일 오피스로 무얼 하고 싶은가요?
- 우선, 직원들이 외근이 많으니까 현장에서 바로 퇴근하는데 그날 그날 업무 보고를 받았으면 좋겠어. 그리고 업체에서 대부분 팩스로 업무를 발주하는데 팩스를 받으면 내근 직원이 외근 직원한테 알려줘야 하고… 이걸 바로 받아서 처리할 수 있었으면 좋겠고, 또 견적서나 거래명세서 같은 기본 양식들을 외부에서도 쉽게 작성할 수 있었으면 좋겠고… 그 뭐야, 전자결재도 필요해. 내가 외부에 있는데 결재해야 한다고 전화 오면 대충 말로 설명 듣고 오케이 했다가 낭패 본 적이 있거든.

요약을 해보니 대략 아래 네 가지 정도로군요.

• 1. 하루 일과를 마친 후 즉시 업무 보고
  
• 2. 업체 발주서 수신 및 관리
  
• 3. 인터넷을 통한 공통 서식 관리
  
• 4. 최종 발주 내역 확인을 위한 전자 결재

무엇을 할 것인지 찾아냈다면, 이것을 어떤 방식으로 구현할 수 있을지 검토합니다. 예컨대 하나씩 분석해 봅시다. 1번 항목은 이메일로 가능하겠군요. 2번 항목은 발주서를 이메일로 받을 수 있을지를 확인해야 하고, 이메일로 받을 수 없다면 웹팩스를 도입해야 합니다. 3번 항목은 공통 서식을 만들어 클라우드 서비스 같은 곳에 올린 후에 공유하면 되고 4번 항목은 별 수 없이 전자결재 서비스를 이용해야 하겠군요.

일단 방법을 찾았다면 이 방법으로 시나리오를 짜야 합니다. 실제로 업무를 하면서 이 방법들을 대입해 그렇게 가능한지 스토리를 만들어 보는 거지요. 이제부터는 직원들과 이야기를 나누어야 합니다. 어떤 상황이 발생할지 현장에 대한 이야기를 나누면서 스마트 모바일 오피스를 어떻게 쓸지, 쓰는게 가능할지 확인하는 겁니다.

충분히 가능하다 결정했으면, 이제 정책을 만들어야 합니다. 이 얘기는 다음 기사에서 소개하겠습니다. ^^

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