스마트 모바일 오피스 도입 가이드 2 - 운영 정책을 세워라

스마트 모바일 오피스는 기존 업무 환경과 많이 다른 까닭에 지금까지 없던 정책과 운영 방법 등 새로 규칙을 만들거나 수정해야 할 부분이 꽤 있습니다. 스마트 모바일 오피스 도입 가이드 2편으로 운영 정책에 대해 생각해 봅니다.

아무래도 외근이 많고 이런 저런 의사 결정을 빨리 해야겠다는 생각으로 스마트 모바일 오피스를 도입하기로 결정한 식자재 전문 유통기업 A사의 주문해 사장. 그러나 막상 결정해 놓고 나니 덜컥 겁이 납니다. 스마트폰으로 일은 안하고 게임만 하는 거 아니야? 직원들이 스마트폰으로 항상 대기하는 건 좋으나, 업무 강도가 늘어 피곤하진 않을까? 걱정은 주사장 뿐만 아닙니다. 직원들도 속으로 고민이 많습니다. 이거 시도 때도 없이 오는 메일 때문에 밤낮 없이 일해야 하는 건 아닐까?

스마트 모바일 오피스를 하다 보면 편리한 점도 있지만 염려되는 점도 반드시 있습니다. ‘중소기업이 모바일 오피스를 두려워하는 이유'라는 글에서도 소개해드렸습니다만, 무엇보다 큰 걱정은 ‘퇴근 해서도 업무 해야 하는 거 아닐까’입니다. 실제로 언론이 ‘스마트 모바일 오피스를 도입한 기업 직원들이 노동 강도가 늘었다’고 보도하기도 했고요. 심지어 잠자는 동안 울리는 메일 알람 소리 때문에 잠에서 깬다고 호소하는 예도 있습니다.

이와 함께 기업에서 걱정하는 것은 보안 문제입니다. 사무실이 아니라 외부에서도 얼마든 회사 네트워크에 접속할 수 있으니 회사 기밀 자료가 새나갈 위험이 크지요. 물론 서로 믿으면서 일해야 합니다만, 자본과 인력 구성이 취약한 중소기업에선 사실 좀 어려운 부분입니다.

그래서 무엇보다 운영 정책과 대처 방안을 잘 세워야 합니다. 물론 처음 스마트 모바일 오피스를 도입하다 보면 실수도 있고, 시행착오도 거쳐야 합니다만, 그래도 기본 정책이 서 있어야 혼란을 피하고 스마트 모바일을 도입한 진정한 효과를 누릴 수 있습니다. 다음 몇 가지 항목들을 검토해 보세요.

스마트 모바일 단말기 구매와 운영 비용 지원 규모

스마트 모바일 오피스를 도입하면 단말기는 기업이 당연히 지원합니다. 그러나 통화료 같은 운영 비용 면에서는 별도 협의가 필요합니다. 스마트 폰이나 태블릿 같은 단말기를 사적으로 사용하지 않기로 하고 전액 회사에서 지원하거나, 사적으로 사용하는 것을 인정하되 어느 선까지 비용을 지급한다거나 하는 부분이 필요합니다. 기업에 따라서는 전액 회사에서 다 지급할 수도 있겠습니다만, 직원 간에 형평성 문제가 발생할 수도 있습니다.

스마트 모바일 오피스 사용 범위

업무용으로만 쓰거나 개인용으로 쓰는 것을 허용하는 부분의 정책입니다. 현실적으로 대기업이라면 모르되 중소기업에서는 굳이 업무용과 개인용을 구분하기 보다는 어느 정도 함께 쓰는 것을 인정하게 됩니다. 업무용과 개인용 두 개를 동시에 들고 다니기도 모호하고 실제 용도를 구분하기도 어려우니까요. 그러나 개인용으로 쓰더라도 업무에 지장 없을 정도로 활용해야 한다는 점에 대해서 사전에 충분한 교육과 공감이 필요합니다.

영업 비밀을 지키는 공감대 형성

스마트 모바일 오피스를 운영하다 보면 아무래도 기본 영업 정보나 단가표 같은 것들이 외부로 노출되기 쉽습니다. 밖으로 노출되지 말아야 할 중요한 정보들은 본사에서 처리하고 웹에는 올리지 않는 것 같은 기준을 정리합니다. 비밀 유지에 대한 교육과 사전 공감대 형성도 필요합니다.

스마트 모바일 오피스 도입 후 근무 시간 변화

스마트 모바일 오피스를 도입하면 24시간 내내 일할 위험도 있지만, 사실은 외근하면서도 업무를 처리할 수 있어 굳이 사무실로 돌아오지 않아도 되는 것처럼 업무가 편해진다는 장점도 있습니다. 따라서 스마트 모바일 오피스를 업무 시간을 늘린다는 관점에서 보기보다 업무 환경을 개선한다는 점에서 봐야 할 것입니다. 업무 환경이 달라지는 정도에 따라 임금 기준도 변할 수 있고 회사 사규도 달라져야 합니다.
 
도입 정책은 기업마다, 업무 환경마다 조금씩 다른데다가 실제로 운용하면서 겪는 문제점들도 있습니다. 따라서 기본 정책을 세우고 유연성 있게 대처하는 것이 바람직할 것입니다. 다음에는 티비즈포인트 오피스팩을 중심으로 스마트 모바일 오피스 운용 사례를 살펴보겠습니다.

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