오피스팩 문서 도구로 서식 공유하기

문서 만들 때 꼭 필요한 것이 서식이지요. 그러나 중소기업에서 서식 관리하기란 참 어렵습니다. 중소기업에게 딱 맞는 티비즈포인트 오피스팩으로 서식 관리하는 법. 이제부터 알아봅니다.

이사님, 재직증명서 하나 해주세요
이사님, 교통비 신청서 서식 어딨나요?
이사님, 사업자등록증 사본이 없네요
이사님, 우리 제안서 양식 따로 만든 거 없나요?

아, 내가 무슨 서식 제조기도 아니고!! K이사는 오늘도 이런 저런 서식 달라는 직원들 때문에 살짝 짜증이 났습니다. 직원 열 댓명인 작은 회사다 보니 따로 양식을 담당하는 사람이 없어 결국 관리 업무를 맡은 K이사에게 이런저런 요청이 들어오는데요, 때마침 다른 일로 바쁘다 보니 짜증이 날 수밖에요.

아, 거기 파일 서버에 봐, 회사 양식 폴더, 거기 없어?

그래도 없다는 대답이 돌아오자 직접 찾아 나서 보지만, 지난번에 그 폴더에 넣어둔 파일이 흔적조차 없어졌습니다. 누가 실수로 지웠거나, 아니면 다른 폴더에 들어 있겠지요. 우여곡절 끝에 파일을 찾아 주지만, 이미 시간을 꽤 먹은 상황. 이거 회사에서 자주 쓰는 서식 좀 관리할 방법이 없나요?

중소기업 서식 관리, 오피스팩으로 끝내자

오피스팩의 문서도구에 필요한 서식을 올리고 이를 공유해 놓으면 이런 고민 더는 하지 않아도 됩니다. 자, 방법은 간단합니다. 먼저 오피스팩 -> 문서도구로 이동합니다. 문서 도구 화면이 열리면 서식을 새로 만들거나, 이미 만든 서식을 올리면 되는데요, 대부분 양식이 있을 테니 올리는 방법을 먼저 소개하겠습니다.

문서도구로 이동한 후 회사 로고 밑에 업로드 버튼을 누릅니다. 업로드 화면이 열리면 화면 중간에 ‘업로드할 파일 선택’을 눌러 파일을 등록합니다. 필요하다면 파일 여러개를 한번에 올릴 수도 있습니다. 파일을 다 선택했다면 오른쪽 아래에 있는 ‘업로드 시작’ 버튼을 누릅니다.

파일이 올라가면 문서 도구에 올린 파일이 있습니다. 파일 이름을 누르면 편집할 수 있는 화면으로 넘어갑니다. 이 서식을 수정해서 쓰면 되겠지요? 그러나 이 상태에서는 올린 사람에게만 이 파일이 보입니다. 그래서 전 직원이 볼 수 있도록 공유해야 합니다. 화면 오른쪽 위의 공유 설정 버튼을 눌러 공유할 사람들을 등록합니다. 전 직원을 다 등록하고 수정 가능하도록 지정하면 이제 끝. 이제 직원들은 구글 문서 도구에서 이 파일을 바로 수정하거나 다운로드해서 쓸 수 있습니다.

서식만 전문으로 관리하는 템플릿 갤러리

간단하지요? 하지만 서식을 공유하는 더 편리한 방법이 하나 더 있는데요, 바로 템플릿 갤러리를 이용하는 겁니다. 템플릿 갤러리에 이 파일을 등록해두면 이 파일을 수정하는 것이 아니라 이 파일을 복사해 새로운 문서를 만들 수 있으므로 더 편리하지요. 문서 도구 기본 화면에서 파일 이름 맨 끝에 ‘작업’이란 부분을 누르면 ‘템플릿 갤러리에 제출’이란 이름이 있습니다. 템플릿 갤러리에 올릴 서식 이름과 간단한 설명, 카테고리를 선택하면 끝. 템플릿 갤러리 찾아 보기에서 내가 올린 양식을 찾을 수 있습니다.

이제 서식 찾아 헤매지는 않겠지요? 오피스팩 문서 도구로 서식 찾아 헤매는 시간 줄이시고, 업무 생산성도 더 높이세요. K이사님도 짜증 그만 부리시고요! ^^

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