스마트 모바일 오피스 도입 가이드 3

기업이 스마트 모바일 오피스를 도입하는 과정에서 준비해야 할 것들을 지난번에 2회에 걸쳐 소개했습니다. 이 정도면 기본 준비는 끝. 이제는 실제로 모바일 오피스를 도입할 일만 남아 있습니다. 방송통신위원회와 한국정보화진흥원이 펴낸 ‘기업을 위한 스마트워크 도입, 운영 가이드북’에서는 도입 과정을 크게 4단계로 나누어 설명합니다.

스마트 모바일 오피스 도입 가이드 1 - 무엇을 할 것인가?
스마트 모바일 오피스 도입 가이드 2 - 운영 정책을 세워라

조직에 맞게 계획을 세워라

가장 먼저 할 일은 스마트 모바일 오피스를 주로 쓸 조직의 업무를 분석해야 합니다. 어떤 업무에 어떻게 쓸 것인지, 어떤 효과를 얻을 수 있을지, 스마트 모바일 오피스에서 업무는 어떻게 처리할 것인지 살펴봐야 합니다. 가장 쉬운 방법으로는 시나리오를 만들고 가상으로 업무를 보는 것입니다. 최근 업무 사례 중 하나를 꼽아 스마트 모바일 오피스에서 어떻게 처리할 것인지 사례를 하나 만들어 봅니다.

어떤 플랫폼을 쓸 것인가?

시나리오로 계획을 세우고 점검했다면 어떤 솔루션이 좋을까 찾아 봅니다. 사실 솔루션이 많을 것 같아도 중소기업들이 적은 비용으로 빨리 적용할 수 있는 솔루션은 그리 많지 않습니다. 업무가 특수해서 직접 개발해야 할 경우라면 전문 개발업체를 찾아 의뢰해야 하고 이메일이나 문서 공유, 전자 결재 같은 업무를 처리할 생각이라면 티비즈포인트 오피스팩처럼 이미 만들어서 제공하는 서비스(이른바 SaaS 서비스)를 찾는 것이 좋습니다.

출처: flickr.com/photos/hj_barraza/5459976324

이와 함께 스마트폰이나 태블릿 같은 단말기를 선택해야 합니다. 소프트웨어에 맞게 기능이 구성되어 있는지 제일 먼저 살펴야 하고, 기업 예산에 맞게 가격은 적당한지, A/S는 잘하는지, 기업에서 사용할 때 무리는 없는지 검토합니다. 가장 많이 쓰는 스마트폰은 안드로이드폰과 아이폰이며 용도와 임직원 선호도에 따라 고릅니다.

어떻게 운영하고 관리할 것인가?

아무리 좋은 스마트 모바일 오피스라도 실제로 쓰지 않으면 아무 쓸데없는 기기가 되어 버립니다. 어떤 식으로 활용하고 관리할지 체계를 만들어야 합니다. 이 단계는 앞에서 소개한 스마트 모바일 오피스 가이드 2단계에서 제안한 정책을 적용하는 단계입니다. 무엇보다도 중요한 것은 업무를 효율적으로 처리한다는 원칙이고 여기에 정보 보안과 단말기 관리 같은 수칙을 함께 적용해야 합니다.

마지막으로 교육이 필요합니다. 단말기 사용법, 스마트 모바일 오피스 사용법은 물론 어떤 식으로 활용할 것인지 전체 교육이 필요하고 분실이나 파손같은 문제가 생겼을 때 대처 방안에 대해서도 논의합니다.

운영하면서 수정, 보완해야

아무리 충실하게 검토하고 교육해서 도입했다고 하더라도 쓰다 보면 사용법을 잘 모르거나 단말기를 잘못 조작해서 발생하는 실수가 생기기도 하고 기업 업무와 잘 맞지 않는 부분도 있을 겁니다. 이런 부분은 무리하게 적용하지 말고 기업 업무에 맞게 조정하는 융통성이 필요합니다. 무엇보다 중요한 것은 기기가 소프트웨어가 아니라 어떻게 하면 업무를 효율적으로 볼 수 있을까 하는 것이니까요.

T bizpoint

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중소기업을 위한 스마트 모바일 오피스 운영, 도입 가이드북