스마트 모바일 오피스 도입 가이드 4 - 보안 규칙

스마트 모바일 오피스는 편리하고 좋지만 그만큼 조심해야 할 부분도 있습니다. 가장 큰 문제는 바로 보안입니다. 언제 어디서나 정보에 접속할 수 있다 보니, 회사의 기밀 자료가 쉽게 노출될 위험도 있지요. 만일 직원이 스마트폰을 분실했다면 문제는 더 커집니다. 누군가가 그 폰으로 스마트 모바일 오피스에 접속해 정보를 빼갈 수 있으니까요. 게다가 가능성이 작고 많고를 떠나서 해킹 당할 위험도 있고 바이러스에 감염될 수도 있습니다.

가장 먼저 할 일은 스마트폰에 비밀번호를 걸어야 합니다. 솔직히 쓸 때마다 비밀번호를 입력하는 과정이 꽤 귀찮기는 합니다만 스마트폰을 분실했을 때 일어날 수 있는 여러 상황, 누군가 나쁜 마음을 먹고 전화 통화나 메신저, 인터넷을 마구 사용한다거나 비싼 정보 이용료를 내야 하는 유료 정보를 검색하고, 회사 스마트 모바일 오피스에 침입해 정보를 보는 것 같은 상황을 생각하면 비밀번호는 반드시 걸어야 합니다. 비밀번호가 중요하다는 것은 아무리 강조해도 지나치지 않으므로 교육을 통해 꾸준히 강조해야 합니다.

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백신 프로그램과 보험 가입은 필수

이와 함께 스마트폰용 바이러스 백신 프로그램을 꼭 설치하도록 합니다. 아무리 주의해도 바이러스나 해킹은 언제 당할지 모를 일이므로 보험 차원에서 백신 프로그램을 설치합니다. 마침 백신 프로그램은 통신사나 제조사에서 무료로 제공하는 일이 많으므로 반드시 확인해서 설치합니다.

스마트폰 단말기가 워낙 고가이다 보니 통신사에서 제공하는 분실 보험에 가입하는 것이 좋습니다. 월 3,500원 정도만 내면 스마트폰을 잃어버렸을 때 최대 90만 원까지 보상받을 수 있습니다. 한 번 쓰다 보면 계속 써야 하는 것이 스마트폰이니 보험료를 좀 내더라도 만일을 대비해두는 것이 마음 편합니다.

당연한 말이지만 아이디와 비밀번호를 잘 관리해야 합니다. 스마트 모바일 오피스는 스마트폰 아니라 PC나 태블릿 같은 여러 기기로 접속할 수 있으므로 아이디와 비밀번호가 노출되면 누가 어디서 접속할지 알 수 없는 일입니다. 아이디와 비밀번호를 메모지에 적어두는 일, 누구나 볼 수 있는 메모 앱에 기록하는 일, 아무에게나 알려주는 일 등은 반드시 피해야 합니다.

중요한 문서는 스마트폰에 직접 복사 말아야

중요한 내부 업무 자료는 스마트폰에 복사하지 않도록 합니다. 단말기를 잃어버리거나 누군가 일부러 정보를 빼낼 수 있으니 내부 자료는 복사하지 말고 통제할 수 있는 곳에서 볼 수 있게 관리합니다. 스마트 모바일 오피스 문서도구에서 작성한 공용 문서는 권한을 명확하게 지정하고 권한 없는 사람이 보거나, 수정할 수 없게 합니다.

스마트 모바일 오피스에서 보안은 꽤 중요한 이슈이긴 합니다만, 기본이 되는 몇 가지 규칙만 지키면 크게 걱정하지 않아도 좋습니다. 보안 규칙을 지킨다면 스마트 모바일 오피스는 더욱 편하고 쾌적한 업무 환경을 제공할 것입니다.

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