티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글 지메일(Gmail) 필터 이용방법

지난주, 티비즈포인트는 구글 지메일의 라벨 이용방법에 대해 설명해 드렸죠. 다시 한번 말씀드리자면 구글 지메일의 라벨은 하루에도 수십 건씩 주고받는 이메일을 내용별로 구분하여 효율적으로 관리할 수 있게 해주는 기능입니다.

2010/10/27 - [파워! 중소기업] - 티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글 지메일(Gmail) 라벨 이용방법

티비즈포인트의 설명을 듣고 구글 지메일 라벨을 이용해 보셨나요? 그런데 혹시 라벨 기능을 이용하면서 '메일마다 일일이 라벨을 적용해줘야 하니, 이것도 번거롭군'하고 생각하신 분 계신가요? 하지만, 구글 지메일은 이런 작은 불편함 조차 용납하지 않습니다. ^^

바로 구글 지메일의 '필터' 기능을 이용하면 되는데요. 필터는 라벨 기능을 더욱 편리하게 해주는 역할을 해주고 있습니다. 그럼 지금부터 구글 지메일 필터가 무엇이고, 어떻게 이용할 수 있는지 알아볼까요?

먼저 <환경설정>에서 '필터' 탭 선택 후, '새 필터 만들기'를 선택합니다.

이제 '필터 만들기' 화면에서 내가 원하는 필터의 조건을 설정할 수 있습니다. 필터의 조건은 '보낸 사람, 받는 사람, 제목, 포함될 검색어, 제외어'로 설정할 수 있는데요. 5가지의 조건을 모두 사용할 수 있고, 단 한 가지의 조건만을 설정할 수도 있습니다.

이 중, 필터를 설정하기에 가장 편리한 조건은 '보낸 사람과 포함될 검색어'가 아닐까 하는데요.

'보낸 사람'을 기준으로 필터를 사용하고자 하면, 위 그림에서 보이는 것처럼 특정인의 이메일 주소를 조건 값으로 설정할 수 있고, 아니면 보낸 사람의 '이름, 이메일 도메인 URL' 등으로 설정도 가능합니다.

그리고 '포함될 검색어'를 기준으로 필터를 사용하려면 이메일 내용에 포함되는 키워드를 기준으로 설정하면 되는데요. 예를 들어, '결산, 보고, 미팅' 등의 키워드를 포함한 메일을 별도로 구분하고자 할 경우, 자신이 원하는 단어들을 조건으로 추가해주면 됩니다.

자신이 원하는 필터의 조건을 설정한 후, '다음 단계'를 선택합니다. 그러면 위와 같은 화면을 확인할 수 있죠? 여기서는 자신이 설정한 필터의 조건에 해당하는 메일이 수신되었을 때, 해당 메일이 어떤 상태로 구분될 것인지를 설정해주는 것입니다.

예를 들어, 앞서 보낸 사람이 'XXX@abc.com'일 경우, 별도로 구분할 것을 필터 조건으로 설정하였다면, 해당 보낸 사람 메일이 도착하였을 때, 그 메일을 어떤 식으로 구분하고 표시할 것인지를 결정해주는 것입니다. 따라서 'XXX@abc.com'으로 부터 메일을 받았을 때, '라벨 적용'으로 구분하고자 한다면 해당 메일을 구분하는 라벨을 선택하여 적용해주면 됩니다. 이렇게 하면 '구글 지메일 라벨 이용방법'에서 설명했던, 라벨 사용 방법과 같은 조건으로 메일을 구분할 수 있습니다.

즉, 위와 같은 방법으로 티비즈포인트 오피스팩의 지메일 필터 기능을 이용하면 자주 주고받는 이메일의 조건에 따라 자신만의 필터 기능을 적용하여, 자동으로 라벨 기능으로 연결되어 편리하게 이메일을 이용할 수 있습니다.

이러한 것을 보면 구글 서비스가 '사용자의 편의'를 얼마나 생각한 것인지를 쉽게 알 수 있는데요. 이것이 티비즈포인트 오피스팩이 우리나라 중소기업들의 성공 비즈니스를 위해 구글 앱스를 선택한 이유라고도 할 수 있겠습니다. <T bizpoint>