티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글 지메일(Gmail) 라벨 이용방법

저녁 6시 퇴근 시간 무렵, OO무역회사 나사장은 팀회식에 참석하기 위해 자리를 정리하고 있던 관리팀 최부장을 급하게 호출합니다.

나사장: 최부장! 내가 지난주에 요청했던 올 상반기 회사 매출 자료는 언제 볼 수 있는건가?
최부장: 사장님, 그 자료는 이틀 전에 메일로 보내드렸는데요.
나사장: 아~ 그랬나? 어디보자....

나사장은 자신이 사용하고 있는 포털사이트에 로그인을 하고 메일함으로 이동합니다. 나사장의 메일함에는 온갖 스팸메일과 읽지 않은 수백건의 메일이 보입니다.

나사장: 아휴...며칠날 보냈다고?? 이거 뭐 메일이 하도 많이 와서, 찾기가 쉽지 않구만~
최부장: 그저께니까. 24일, 월요일입니다. (이거 사장만 아니었으면...휴...참자...)
나사장: 아무래도 못찾겠으니, 지금 메일을 다시 좀 보내주게~
최부장: (아놔...회식 가려고 컴퓨터 다 껐는데...) 아...알겠습니다.

이는 일반 회사에서 있을 법한 이야기를 사례로 만들어 본 것입니다. 여러분도 이런 경험이 있지 않나요? 열심히 작업을 해서 분명히 메일을 보냈는데, 정작 메일 수신인은 자신이 메일을 받았는지도 모르고, 확인을 했다하더라도 나중에 그 메일을 다시 찾을 때, 메일함에 수없이 쌓여있는 메일 때문에 필요한 메일을 쉽게 찾아내지 못하는 경우가 많습니다.

이는 위에서처럼 포털사이트에서 제공하는 이메일 서비스는 개인 이용자에 초점이 맞춰져 있기 때문에, 전체 하나의 메일 보관함이 아니면 기껏해야 '카페메일함, 뉴스레터함, 쇼핑레터함, 청구서함' 등으로만 메일 분류가 가능합니다. 따라서 오래전에 받은 메일을 찾기 위해서는 페이지를 넘겨가며 보낸사람의 이름과 메일 제목을 하나하나 확인해야만 찾을 수가 있는 것입니다.
하지만, 티비즈포인트 오피스팩이 제공하는 구글 지메일(Gmail)의 '라벨(Label)' 기능은 이러한 불편을 덜어주고, 회사 업무용 메일로 매우 효과적으로 사용할 수가 있는데요. 라벨(Label)은 말그대로 각 메일에 라벨을 붙여 발신자 혹은 내용이 같거나 비슷한 항목들을 편리하게 관리할 수 있도록 해주는 기능입니다.

지메일(Gmail) 라벨 환경설정 - 나만의 라벨 만들기!

그럼 지금부터 지메일 라벨 이용 방법을 자세하고 쉽게 설명해드리도록 하겠습니다.

먼저 티비즈포인트 오피스팩 서비스에 로그인 후, 오피스팩 메인 화면에서 '내 메일함'을 선택합니다. 그리고 지메일(Gmail) 초기 화면에서 우측 상단의 '환경설정'을 선택합니다.

위와 같은 환경설정 화면에서 두번째 탭(Tap)에 있는 '라벨'을 선택합니다. 라벨 환경설정 화면에서는 좌측에 라벨 관리뿐 아니라 화면의 좌측에 보이는 메일 이용항목 관리도 가능한데요. 자신이 주로 사용하는 항목과 잘 사용하지 않는 항목을 구분하여 보이게 하거나, 가릴 수 있습니다.

라벨 관리화면에서는 위와 같이 자신이 사용하고자 하는 라벨을 새로 만들거나, 수정할 수 있고, 필요없는 라벨을 삭제할 수도 있습니다. 또 지금 당장 사용하지 않지만, 나중에 다시 필요할 수도 있는 라벨 항목은 '숨기기'를 적용하여 잠시 사용을 중지할 수도 있죠.

지메일 라벨 환경설정은 메일 이용화면 좌측 메뉴에서도 가능한데요. 위 그림에서 보이는 것처럼, '라벨 더보기'를 클릭하면 하단에 보이는 '라벨관리, 새 라벨 만들기'를 선택해 앞에서 설명한 것과 같은 방법으로 라벨 환경설정을 할 수 있습니다.

또 각 라벨 이름앞에 나타나는 화살표를 클릭하면 이미 만들어진 각 라벨 설정을 수정할 수도 있는데요. 라벨 표시 색상과 이름 등을 수정하고, '숨기기/삭제'도 가능합니다.

지메일(Gmail) 라벨 적용하기

본인의 업무에 최적화 된 라벨 환경설정이 완료되었다면, 이제 각 메일 별로 라벨을 적용할 차례인데요. 라벨을 적용하는 것도 매우 쉽습니다.
먼저 라벨을 적용하고자 하는 메일의 선택란에 클릭해 표시를 해 줍니다. 그리고 상단에 있는 '라벨' 항목을 선택하면 자신이 만들어 놓은 라벨 항목 리스트가 보이는데, 여기서 해당 메일에 적용하고자 하는 라벨을 선택해 주면 됩니다.

그뿐 아니라, 내용에 따라 각 메일에 복수의 라벨을 적용할 수도 있습니다.
지메일 라벨 기능이 편리한 가장 큰 이유는 이름과 색깔을 서로 다르게 적용한 라벨로 각 메일의 항목을 구분할 수 있다는 점입니다. 따라서 회사에서 업무용으로 티비즈포인트 오피스팩 서비스를 통해 지메일을 이용하면 오래 지난 메일도 쉽게 찾아볼 수 있고, 또 효율적으로 메일을 관리할 수 있지 않을까 생각합니다. <T bizpoint>