티비즈포인트 오피스팩 활용기 - 구글독스 이용법 (2)

지난주, 티비즈포인트 오피스팩 활용기는 구글독스 이용을 위한 가장 기본 단계인 구글독스 접속, 사용자 환경설정, 그리고 새문서 만들기에 대해 설명해드렸습니다. 그런데 이는 말그대로 구글독스를 사용하기 위한 가장 기본적인 것으로써 사용자 입장에서 편리하게 이용 가능한 구글독스의 특별한 기능들을 설명하기에는 턱없이 부족하다고 할 수 있습니다. 그 이유는 구글독스의 가장 큰 특징이 바로 '문서공유를 통한 협업'에 있기 때문입니다.

'문서공유를 통한 협업'이라 함은 온라인을 기반으로 하고 있는 구글앱스의 특징을 활용해 사내 혹은 팀내에서 여럿이 하나의 문서를 공유하며, 수정/편집 등 공동 작업을 할 수 있다는 것입니다.

구글독스 문서공유하기

그러면 구글독스에서 문서를 공유하고 공동 편집할 수 있는 방법을 하나씩 알아볼까요?

공유 설정을 위해 문서편집 화면에서 오른쪽 상단에 있는 "공유" 아이콘을 클릭합니다.

아이콘을 클릭하면, 위와 같이 공유 설정창을 확인할 수 있습니다. 이 공유 설정창에서 '친구 추가' 창에 보이는 것처럼 해당 문서를 공유하고자 하는 사람의 이메일 주소를 입력합니다.

그리고 문서공유 대상자에게 문서와 함께 전달하고자 하는 메시지가 있다면 아래 메시지 박스에 기재하면 됩니다. 또 자신의 이메일로 공유 메시지 사본을 보내고 싶으면 "자신에게 사본 보내기"에 체크를 하면되고, 문서내용 자체를 이메일에 붙여넣기 할 것인지도 선택이 가능합니다.

공유설정 완료 후, '공유' 버튼을 클릭하면, 위에 보이는 것처럼 공유설정 상태를 확인할 수 있습니다. 공유설정상태에는 공유 대상자의 이름과 공유 범위('소유자, 수정 가능, 보기 가능'의 3단계로 구분)를 확인할 수 있습니다. 여기서 추가 대상자가 있다면 같은 방법으로 친구 추가를 할 수 있습니다.

공유 통한 협업 시스템 구축

이와 같은 방법으로 구글독스 문서공유를 실행하면, 문서공유 대상자에게 위와 같은 메일이 발송됩니다. 메일에는 문서공유 설정 단계에서 추가한 메시지를 확인할 수 있습니다.

또 수신 메일에 추가된 링크를 클릭하면 문서편집 화면으로 바로 이동할 수도 있습니다. 이제 문서편집 화면 상단에는 해당 문서가 누구와 공유되고 있는지 확인할 수 있고, 내가 문서편집을 이용하고 있는 중에 또 다른 누군가 문서를 공유하고 있는지도 확인할 수 있습니다. 뿐만 아니라, 구글독스 문서공유 기능은 DOC, XLS, PPT 등 모든 형태의 문서에 적용이 가능하고, 메일로 뿐만 아니라 웹을 통해서도 공유가 가능하다는 장점을 갖고 있습니다.

이처럼 구글독스의 문서공유 기능은 매우 쉽고 편리한데요. 앞서 말씀드린 바와 같이 구글앱스의 가장 큰 기능적 특징이 바로 '공유를 통한 협업'이라는 것입니다. 즉, 일반적으로 사내에서 팀단위로 작업하게 되는 문서를 쉽게 공유하고 편집할 수 있도록 하여, 이메일이나 메신저 등을 통해 문서를 공유하는 번거로움을 없애 주는 것입니다.

구글독스 문서공유 기능은 효율이 중시되는 최근 기업 업무 트렌드 최대로 부합하기 때문에 전세계 수많은 기업들이 선택하여 이용하고 있는 것이 아닐까 생각합니다. <T bizpoint>