모바일 오피스 시대, 회의 모습은 어떻게 달라질까.

기술이 발전하고 업무환경이 변화하면서 회의실의 풍경도 계속 진화하고 있습니다. 이를 테면 종이만이 존재하던 회의실에 프로젝터나 노트북같은 사무용 기기들이 이제는 기본으로 자리 잡았습니다. 지방이나 해외에 많은 사무실이 흩어져 있는 기업들 중에는 화상회의 시스템을 구축한 곳이 적지 않습니다.

하지만 아직까지는 회의를 하려면 어떤 특정한 ‘공간’에 있어야 합니다. 예를 들어 화상회의 시스템이 구축되어 있어서 회의가 열리는 본사나 지사로 직접 가야할 필요는 없다고 하더라도, 적어도 화상회의 솔루션이 구축되어 있는 회의실에는 있어야 합니다.

물론 컨퍼런스 콜이라는 회의 기능을 지원하는 인터넷 전화 서비스를 이용하면, 이런 제약은 조금 줄어듭니다. 그렇지만 이 경우에도 빠른 속도로 인터넷 접속이 가능한 유선이나 무선 네트워크에 연결할 수 있는 ‘장소’에 있어야 한다는 전제 조건이 필요합니다.

출처: flickr.com/photos/officenow/2631534424

그런데 요즘 화두가 되고 있는 모바일오피스나 4세대 이동통신이 지금의 인터넷처럼 보편적인 서비스가 되면, 회의실이나 회의에 참석하는 사람들의 라이프스타일에도 적지 않은 변화가 있을 것으로 보입니다. 프로젝터가 회의실의 기본 구성요소가 되면서, 다양한 자료를 활용한 회의가 가능해진 것처럼 말이죠.

그렇다면 머지않은 미래에 ‘기술’ 덕분에 달라질 회의 환경은 어떨까요. 미래의 시점은 지금보다 최소 10배 이상은 데이터 전송속도가 빠른 4세대 이동통신 서비스가 완전하게 상용화되고, PC 못지않은 성능과 기능을 가진 스마트폰과 모바일 단말기들이 대중화 되었을 때입니다. 주인공은 중소기업 영업부장인 최해결 부장입니다.

월요일 아침 6시 30분, 최부장은 지방 고객과의 미팅을 위해 집을 나섰습니다. 평소에는 기차를 이용하지만 기차역까지 이동시간과 다른 스케쥴을 고려해 오늘은 직접 자동차를 운전해서 가기로 했습니다. 약속 시간은 오후 1시. 러시아워를 피하고 중간에 회사 주간 회의에 참석할 요량으로 일찍 출발한 덕분에 시간은 넉넉합니다.

고속도로를 타고 3시간 정도 이동한 최부장은 바로 휴게소로 들어갑니다. 지금 시간 9시 15분, 아침을 먹고 커피 한잔을 마시니 9시 55분입니다. 차로 돌아온 최부장은 거치대에 장착되어 있는 스마트폰의 무선랜 AP 기능을 이용해 노트북과 연결하고, 스마트폰과 노트북에서 원격 회의 소프트웨어를 실행합니다. 10시로 예정된 주간회의에 참석하기 위한 준비를 하는 중입니다.

그러자 스마트폰과 노트북 화면에 회의실에 모인 직원들 모습이 나타나고, 최부장의 노트북 화면에는 회의실에 있는 프로젝터가 투사하는 화면이 실시간으로 보여집니다. 이 정도는 스마트폰만으로도 가능하지만 오늘은 최부장이 여러 가지 자료를 보여주며 회의할 일이 있어서 노트북을 함께 사용하기로 했습니다.

출처: flickr.com/photos/mujitra/

최부장의 회사는 고객관리솔루션을 구축하는 일을 하고 있습니다. 먼저 개발팀의 박대리가 고객요청 사항을 반영한 새로운 기능에 대해 브리핑을 하면서, 이를 고객에게 소개할 때 알기 쉽도록 제작한 동영상 파일을 띄웁니다. 박대리가 회의실 PC에서 재생하는 동영상이 마치 IPTV를 보는 것처럼 고화질로 최부장의 노트북에서도 재생됩니다.

오늘 미팅할 고객사에게도 도움이 되겠다고 생각한 최부장은, 회사에서 사용하는 클라우드 기반의 영업관리 솔루션에 접속해 파일을 바로 다운로드 받습니다. 고화질로 제작해 파일 용량이 약 1.4GB 정도로 큰 편이지만 다운로드 받는 데는 8-10분 정도면 충분합니다. 약 한 시간으로 예정된 회의 시간이면 충분히 받을 수 있고, 화상 회의를 하는 데도 전혀 지장을 주지 않습니다.

물론 이렇게 다운로드 받지 않고 스트리밍 기능을 이용해도 됩니다. 스트리밍은 오디오나 영상 파일을 다운로드 받아 저장할 필요 없이, 마치 방송처럼 실시간으로 원격지에 있는 파일을 재생할 수 있는 서비스입니다. 4세대 이동통신 서비스가 대중화되면서 부터는 고품질의 영상이나 오디오를 이렇게 스트리밍 방식으로 활용하는 경우가 많아졌습니다.

출처: flickr.com/photos/iblogging/3532940033

박대리에 이어 이번에는 최부장이 지난 주말에 작성했던 제안서를 프레젠테이션 합니다. 바로 오늘 고객과의 미팅에서 사용할 제안서입니다. 최부장은 다른 팀과 의견을 교환하다 보완해야할 사항이 생기자, 사무실에 있는 김대리에게 필요한 부분을 수정하고 관련자료를 보강할 것을 지시합니다.

수정된 파일은 메일로 받아도 되지만 요즘에는 클라우드 기반의 업무 시스템을 활용합니다. 파일을 이곳에 올려놓으면 직원들 끼리 쉽게 공유해 협업이 가능하고, 아무리 용량이 커도 스마트폰에서 내려 받고 실행하는데 별 문제가 없기 때문입니다.

아, 한 가지 빠진 것이 있네요. 이렇게 진행된 화상회의 내용은 스마트폰이나 노트북에서 바로 녹화해서 저장할 수도 있고, 회사 업무 시스템의 자료창고에 올려놓고 공유할 수도 있습니다. 게다가 회의 중 오간 대화를 분석해 자동으로 간단한 회의록을 만드는 기능을 활용하면, 언제든지 회의 내용을 검색해서 참고할 수도 있습니다.

한 시간 정도의 회의가 끝나자, 최부장은 다시 고객 미팅을 위해 휴게소를 출발합니다. 약속 시간까지는 2시간 정도가 남았으니, 서두르지 않아도 여유 있게 도착할 듯합니다. 그 사이 회사에 있는 김대리는 제안서를 업그레이드할 것이고, 최부장은 두 시간 뒤에 그 파일을 가지고 프레젠테이션을 할 것입니다.

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