일정 때문에 얼굴 붉히지 마세요

김대리, 오늘 일정 어떻게 되나?
저 오늘 K고객사 방문할 계획입니다.
뭐라고? 내가 지난 번에 C고객사 같이 간다고 일정 비우라고 했잖아?
언제 그러셨어요? 전 들은 기억이 없는데요
아니, 지난 번에 점심 먹고 들어오면서 내가 말했잖아.
아, 그게 같이 가자는 말씀이셨어요?? 전, 혼자 가신다는 걸로 알고…

바쁘게 일하는 회사에서 꼭 볼 수 있는 모습입니다. 서로 일정을 체크할 방법이 없고, 말로 하거나 혹은 메일로 일정을 공유하다보면 어디선가 한 번은 펑크가 나지요. 특히 함께 일해야 하는 기업에서 일정이 어긋나면 곤란할 때가 잦습니다. 누군가 양보할 수 있다면 괜찮겠지만, 양보할 수 없는 상황이라면 문제는 아주 복잡해집니다. 자칫하면 얼굴 붉혀야 할 상황이 될 수도 있으니까요.

그래서 기업에서 일정을 공유하는 것이 참 중요합니다. 함께 일하는 동료의 일정을 알아야 협조를 요청할 수도 있고, 서로 기분좋게 함께 일할 수 있습니다. 하지만 중소기업에서 일정을 공유하는 솔루션을 갖추기란 쉽지 않죠. 그렇다고 화이트 보드에 날마다 일정을 써 놓을 수도 없고, 티비즈포인트 오피스팩의 캘린더를 이용하면 일정을 쉽게, 공유하고 관리할 수 있습니다.

마우스 클릭으로 간단히 일정을 만들고 공유

티비즈포인트 워크플레이스에 접속한 후 캘린더로 이동합니다. 1주일치 화면이 나오는데 ‘오늘’은 오렌지 색으로 나타나있고 중간에 빨간색 선이 현재 시간입니다. 일정을 입력하려면 먼저 시간을 고릅니다. 4월 29일 금요일 다섯시에 S사를 방문하는 일정을 넣어 봅시다.

4월 29일 칸에서 오후 5시대를 누르면 일정을 입력하는 창이 열립니다, 일정 내용을 입력하고 ‘일정 만들기’ 버튼을 누르면 기본 일정이 생깁니다. 일정 내용을 수정하려면 수정할 일정을 마우스로 선택하고 마우스 버튼을 두 번 누릅니다. 제목과 시간대를 다시 설정하고 장소나 기본 설명을 입력합니다. 계속해서 미리 알림을 지정한 후 내 상태를 바쁨으로 고릅니다. 이렇게 해 두면 다른 사람이 나를 자기 일정에 초대할 때 내가 바쁘다고 나와서 초대할 수 없습니다. 일정이 겹치는 일을 막아주는 것이지요.

이제 오른쪽 참석자 추가 칸에 일정을 공유할 사람을 입력합니다. 이름 첫 자만 입력해도 오피스팩 주소록에 미리 등록된 사람들을 골라서 보여주기 때문에 쉽게 입력할 수 있습니다. 공유한 사람의 권한을 지정하고 저장하면 끝. 초대장을 보내시겠습니까? 라는 창이 뜨고, 초대장을 보내주면 이제 내가 만든 일정을 여러 사람과 함께 공유할 수 있습니다.

일정을 함께 공유하면 편리한 점이 많습니다. 물론, 공유 기능을 쓰려면 모두가 캘린더에 일정을 입력해야 합니다. 누군가 중요한 일정을 입력하지 않았다가ㅏ 다른 일정에 초대 받으면 곤란한 일이니까요. 이럴 때를 대비해서 캘린더에 입력한 일정이 우선권을 갖는다든지 하는 정책이 필요합니다.일정 때문에 얼굴 붉히지 마시고, 간단하고 편리하게 일정을 공유하세요. 업무 효율이 훨씬 높아집니다.

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