오피스팩 주소록 깔끔하게 관리하는 세 가지 방법

여러분에게 가장 소중한 재산은 무엇입니까? 피땀 흘려 번 돈? 휘황찬란하지는 않아도 단란하고 아름다운 집? 내가 가장 아끼는 컴퓨터? 내 보물 같은 소장품들? 물론 그런 것들 모두 힘들여 마련한 것이니만큼 모두 소중한 재산이 될 수 있겠지요. 그러나 ‘가장’ 소중한 재산은 아닐 겁니다. 가장 소중한 재산은, 다름 아닌 사람일 테니까요.

스마트폰이나 티비즈포인트 오피스팩 주소록에 차곡차곡 쌓이는 사람들 이름을 보다 보면 가장 소중한 재산이 늘어나는 것 같아 마음이 뿌듯하기도 합니다. 그러나 아무리 소중한 재산이라도 제대로 관리하지 않으면 쓰레기가 될지도 모릅니다. 오피스팩 주소록을 쉽게 관리하는 세 가지 방법을 소개합니다.

소그룹으로 묶어 관리하자

주소록에 들어 있는 사람 수가 많아지면 짜임새 있게 관리하기 어렵습니다. 물론 티비즈포인트 오피스팩은 강력한 검색 기능이 있어 굳이 복잡하게 이름을 찾아 메일을 쓸 필요는 없습니다만, 그래도 관련 있는 사람들은 소그룹으로 묶어두는 것이 좋습니다. 예를 들어 가족, 동료, 클라이언트 같은 식으로 말이지요. 그렇다고 해서 폴더로 일일이 이동하는 것처럼 복잡하지도 않습니다.

구글메일이나 오피스팩 메일에서 라벨 기능으로 메일을 분류한다는 사실, 이미 알고 계실 텐데요, 오피스팩 주소록에서도 마찬가지로 라벨을 이용해 그룹을 만들고 관리할 수 있습니다. 주소록 화면에서 ‘그룹’ 버튼을 누르면 ‘내 주소록’과 ‘새그룹 만들기’라는 글자가 보입니다. 당연히 새그룹 만들기를 눌러 그룹을 만들지요. 동료, 가족처럼 적당한 그룹 이름을 고르세요. 그룹을 만들었으면 이제 사람들을 그룹으로 나누어야 하는데요, 역시 그룹 버튼을 누르고 집어넣으려는 그룹을 마우스로 한 번 눌러주면 됩니다. 그룹에서 꺼내고 싶으면 다시 한 번 마우스로 누르고요.

여러 명을 한꺼번에 그룹에 넣거나 뺄 수도 있습니다. 주소록 메인 화면에서 그룹에 넣고자 하는 사람들을 마우스로 선택한 후 그룹 버튼을 눌러 넣고자 하는 그룹을 선택합니다. 그룹 기능을 처음 쓴다면 이 기능을 이용해서 한꺼번에 그룹에 넣는 것이 좋습니다.

겹치는 이름들, 하나하나 뺄 수도 없고?!

티비즈포인트 오피스팩 메일처럼 내컴퓨터나 휴대폰, 다른 컴퓨터 등에서 자유롭게 메일을 보내다 보면 연락처가 겹치는 때가 있습니다. 급히 쓰다 보니 똑같은 사람 것인데도, 전화번호나 이메일만 달랑 있거나, 이름 대신 부장님, 차장님처럼 직급으로 들어 있기도 하고요. 이걸 하나씩 찾아서 맞추려면 또 머리 아픕니다.

이럴 때는 일일이 찾아서 고치지 마시고 ‘추가 기능’ 버튼을 눌러 ‘중복 항목 찾기 및 병합’ 기능을 선택합니다. 오피스팩 메일이 중복되는 항목들을 찾아서 하나로 합쳐줍니다. 물론 무조건 합치는 것이 아니라, 중복 내용을 보여주고 합칠 것인지를 물어보니까 동명이인인 경우에도 잘 골라낼 수 있습니다.

잔뜩 쌓아둔 다른 연락처 어떡해요?

혹시 다른 곳에 쌓아둔 연락처가 있다면 오피스팩 주소록에서 그대로 쓸 수 있습니다. 다른 곳에서 연락처를 csv 파일로 저장한 뒤 오피스팩 주소록에서 불러오면 되는데요, 중복 항목 찾기 및 병합 기능과 마찬가지로 ‘추가 기능’ 버튼에 들어 있습니다.

반대로 오피스팩 메일에서 잔뜩 쌓아둔 연락처를 다른 곳에서 활용할 수도 있습니다. ‘추가 기능’ 버튼에서 내보내기를 선택해 csv 파일로 저장하면 되지요. 윈도에서 쓰는 outlook이나 애플에서 쓰는 vcard 타입을 모두 지원하므로 불러오고자 하는 프로그램에 맞게 저장합니다.

이렇게 만든 티비즈포인트 오피스팩 주소록은 당연히 스마트폰에서도 그대로 쓸 수 있습니다. 따라서 한 번 정리 잘 해두면 깔끔하게 관리할 수 있지요. 다음 번에는 오피스팩 주소록과 스마트폰을 연동하는 방법을 소개해 드리겠습니다.

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