[비즈인포] 프로젝트 성과를 높이는 보고서 쓰는 법

모든 프로젝트는 기획서로 시작해서 보고서로 끝납니다. 기획서는 어차피 일을 시작하려면 잘 써야 하니까 당연히 중요하지요. 상대적으로 보고서는 대부분 허술하게 쓰기 마련입니다. 그러나 지금까지 한 일을 제대로 정리하고, 득실을 따져보고, 사후 평가를 위한 기록이라는 점에서 보고서는 무시할 수 없을 정도로 중요합니다. 티비즈포인트에서 만날 수 있는 스마트 에듀 동영상 강의에서 GE코리아 이영진 상무는 보고서를 잘 쓰려면 한 장을 백 장으로, 백 장을 한 장으로 만드는 능력이 있어야 한다고 주장합니다.

무엇보다도 보고서를 잘 쓰려면 철저한 준비가 필요합니다. 이 상무는 그 첫 단계로 청중의 특성을 파악하라고 말합니다. 이 보고서를 읽는 사람은 누구이며, 그 사람의 특성은 어떠하고, 어느 정도까지 의사결정을 할 수 있는 위치인지 파악합니다. 예를 들어 짧은 스타일의 보고서를 좋아하는 사람에게 구구절절이 길게 풀어 쓴 보고서를 낸다거나, 의사결정에 권한이 없는 사람에게 문제를 제기하는 내용을 넣는다거나 해선 안된다는 말입니다.

출처 : flickr.com/photos/craigmdennis/3632820727/

보고서를 받는 사람에 대해 파악했으면 스토리 전략을 세워야 합니다. 보고할 내용을 어떻게 소개할 것인지, 결론은 어떻게 내릴지, 논리는 어떻게 풀어야 할지 결정합니다. 프로젝트를 마친 후 정리하는 보고서라 해도, 결론은 반드시 있습니다. 결론을 제대로 세우고, 결론을 입증할 논리를 제시하지 못하면 보고서는 아무 의미 없는 문서가 될 수도 있습니다. 먼저 메인 메시지를 결정하고 여기에 들어갈 보조 메시지는 무엇인지 잡아두는 것이지요.

다음으로 콘텐츠 스타일을 선택합니다. 글자는 얼마나 쓸지, 그림과 그래프 같은 시각 자료는 어떻게 넣을지, 글을 주로 쓸지 사진을 쓸지 같은 것들을 골라냅니다. 보고서를 제출하면서 말로는 어떻게 설명할지도 준비해야 합니다. 이번 프로젝트 보고서입니다, 라고 달랑 던질 수는 없는 법이니까요. 실제로 보고서를 작성하는 단계에 들어서면 보고할 내용을 먼저 자유롭게 메모합니다. 물론 프로젝트 중간 중간에 해둔 메모를 활용해도 좋겠지요. 먼저 보고할 아이템을 나열하고, 보고할 수준에 따라 이 중에서 넣고 뺄 것을 찾아냅니다.

보고서를 쓰고 결론을 정리할 때는 같은 내용이라도 바로 실행할 수 있는 명확한 기준을 제시합니다. 예를 들어 아래 글 두 개를 비교해 보세요.

원칙으론 A가 맞습니다만, 상황에 따라서는 B로 할 수 있습니다.
A를 추진하면서 매출이 전년대비 100% 이하로 떨어진다면 B로 전환합니다.

실행 결과만 놓고 보면 두 문장은 결국 같은 말입니다. 하지만 아래 문장이 훨씬 강력하게 느껴지는 건, 구체적인 실행 액션을 담았기 때문입니다. 하나 더 보실까요?

수익이 변화하는 모양새를 보면서 투자액을 판단하겠습니다.
수익성이 전년에 비해 95%를 밑돌면 현행 투자 계획을 재검토하겠습니다

같은 말이라도 결론을 모호하게 맺는 것과 구체적인 액션을 제시하는 것은 큰 차이가 있습니다. 어떤 일이든, 제일 바보 같은 건 일을 하고서도 욕을 먹는 겁니다. 기왕 일 했으면 자신이 한 일을 제대로 포장하는 기술도 알아야 하는 거지요. 보고서를 잘 써야 하는 건 바로 이런 이유 때문입니다.

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