[스마트 오피스] 전자결재 서비스 시작하기 1 - 권한승인과 조직도 등록

중소기업용 전자결재 서비스, T비즈포인트 전자결재에 정식으로 가입했다면 T비즈포인트 워크플레이스에서 로그아웃 한 후, 다시 로그인합니다. 그러면 워크플레이스 포탈 메뉴 바에 ‘전자결재’라는 메뉴가 생기고, 메뉴 바 아래쪽 ‘나의 업무 현황’ 항목에도 전자결재 문서함이 나타납니다. 이제부터 전자결재 서비스를 쓸 수 있습니다.

전자결재 권한승인부터

가장 먼저 할 일은 구입한 계정 수에 맞게 사용자를 등록하는 것입니다. T비즈포인트 포탈 사이트에 접속해 마이페이지 - 상품이용 권한관리 - 전자결재 이용권한을 순서대로 누릅니다. 구입한 계정 수와 사용 중인 계정 수, 그리고 T비즈포인트에 가입한 직원 리스트가 보입니다. 전자결재를 쓸 사람 이름 옆에 있는 ‘이용신청’ 버튼을 누릅니다. 구입한 계정 수 만큼 이용신청할 수 있습니다.

전자결재 권한등록 화면. 이용신청 버튼을 눌러 승인합니다

이제 전자결재 서비스에 조직도를 등록하는 것입니다. T비즈포인트 워크플레이스로 이동해 전자결재 메뉴를 누릅니다. 여기서 오른쪽 상단에 있는 메뉴 중 ‘관리자’를 선택하고 왼쪽 조직 관리 메뉴에서 ‘조직도 가져오기’를 누릅니다. 계속해서 화면 중간에 나타나는 ‘조직도 가져오기 시작’ 버튼을 누르면 직위등록 화면이 열립니다.

레벨에 따라 직위와 직책 입력

회사에 있는 직위를 입력합니다. 대표이사 사장부터 이사, 부장, 대리 등 직위를 입력합니다. 레벨은 직위의 순서를 말하는데 처음엔 1밖에 없습니다. 1을 선택하고 직위를 입력하면 순서대로 하나씩 레벨 늘어납니다. 1레벨을 선택하고 사장/CEO 같은 식으로 직위를 입력하고 직위 추가 버튼을 누릅니다. 그러면 1레벨 직위에 사장이 등록되고 2레벨이 생깁니다. 다음으로 2레벨을 선택한 후 ‘이사’를 입력하고 같은 식으로 레벨 별로 직위를 다 입력합니다. 레벨을 잘못 지정했다고 해서 걱정할 건 없습니다. 마우스로 끌어 맞는 레벨에 떨어뜨리면 됩니다.

직위 등록 화면. 레벨을 선택하고 직위를 입력합니다

다 입력했으면 계속 버튼을 눌러 2단계로 갑니다. 이번에는 마찬가지로 직책을 입력합니다. 방법은 직급 입력과 같습니다. 3단계로 넘어와 부서를 입력할 차례입니다. 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 필요한 부서를 추가하거나 수정, 삭제할 수 있습니다. 부서등록을 다 하면 부서별로 코드가 나옵니다. 이 화면을 따로 캡처하거나 인쇄해두는 것이 좋습니다. 다음 단계에서 사용자를 등록해야 하는데 부서 코드를 엑셀 파일에 일일이 입력해야 하기 때문입니다.

부서를 등록하면 부서 코드를

액셀 파일에 사용자 등록 후 업로드

사용자 등록 단계로 넘어가면 엑셀 파일을 다운로드 해야 합니다. ‘사용자정보 엑셀파일 저장’이라는 버튼을 눌러 전자결재를 사용할 사람을 등록합니다. 다운받은 엑셀 파일을 열면 부서코드, 아이디, 이름과 직위, 직책을 입력하는 칸이 보입니다. 파일을 다 입력한 후 다시 전자결재 화면으로 돌아와서 다음 단계로 진행하면 파일을 업로드하는 화면이 열립니다. 조금 전에 작성한 엑셀 파일을 불러오면 등록한 아이디와 이름이 맞는지 체크해서 알려줍니다.

엑셀파일에 사용자를 등록하고 업로드합니다

이제 전자결재를 사용할 준비가 됐습니다. 다음 시간에는 전자결재로 기안하는 방법을 소개하겠습니다.

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