[스마트 오피스] 전자결재 서비스 시작하기 2 - 결재 문서 만들기

T비즈포인트 전자결재 서비스를 이용해 실제로 전자결재 문서 만드는 과정을 소개합니다.

팀장님, 지난번 결재 올린 거 어떻게 되었나요?
무슨 결재?
A사 관련해서 결재 문서 올려 드린 거 있는데요?
그거 나한테 직접 줬나요?
아니, 안 계셔서 책상에 올려놨습니다만…
책상에? 아무리 찾아도 없는데? 결재가 늦으면 빨리 얘기해야지…
아니, 전 기다려야 하는 줄 알고…

문서로 직접 결재를 받다 보면 얼굴을 마주 볼 수 있어 좋긴 합니다만, 결재를 올린 사람이 처리 과정을 명확히 알 수 없고 결재 문서가 없어지기라도 하면 기다린 시간을 그대로 손해 본다는 문제가 있습니다. 이에 비해 전자결재는 처리 문서가 사라지는 일이 없고, 결재 처리 과정을 확인할 수 있어 확실하고 편리합니다.

T비즈포인트 워크플레이스에 접속해 전자결재 메뉴로 이동합니다. T비즈포인트 전자결재 서비스는 표준형과 고급형(Advanced) 형이 있는데 필요에 따라 골라 쓰면 됩니다. 표준형은 메뉴가 깔끔하고 자주 쓰는 기능으로 구성했고 Advanced형은 전자결재의 모든 기능을 쓸 수 있게 메뉴를 구성했습니다.

표준형과 Advanced형을 선택하려면 왼쪽 메뉴 아래쪽에 있는 ‘관리자설정’ 중에서 ‘결재환경 설정’을 누릅니다. 이제 오른쪽 화면 맨 위, 서비스 유형 중에서 표준형과 Advanced형을 고를 수 있습니다. 쓰고 싶은 유형을 고르고 오른쪽 위 저장 버튼을 누르면 끝. 여기서는 ‘표준형’을 기준으로 설명합니다.

양식과 결재선만 골라 만들면 끝!

이제부터 본격적으로 결재 문서를 만들어보겠습니다. 제일 먼저 왼쪽 메뉴 중에서 ‘결재 작성’을 선택합니다. 계속해서 어떤 문서를 만들지 골라야 합니다. 기본적으로 31가지 양식이 미리 들어 있고 필요한대로 양식을 만들어 넣을 수도 있습니다. 아무래도 가장 많이 쓰는 양식 중 하나인 경비청구서를 만들어 보겠습니다.

화면 중간에 양식 이름 중에서 경비청구서를 선택하고 맨 아래쪽 ‘결재선 선택’ 항목에서 이 문서를 결재할 사람을 고릅니다. 결재할 사람 이름을 누르면 개인별 미니홈피가 나타나 그 사람에 대한 정보도 살펴볼 수 있습니다. 결재선까지 선택했으면 확인 버튼을 누릅니다.

화면에 경비청구서 양식이 나타납니다. 양식 내용을 다 기록하고 영수증 같은 파일이 있다면 첨부 파일에서 찾아 넣습니다. 영수증은 스마트폰으로 촬영해 이미지로 만들어 올릴 수도 있습니다. 스마트폰의 스캔 앱을 이용하면 아주 깔끔한 영수증 사본을 만들 수 있지요. 영수증까지 다 첨부했으면 맨 아래쪽 ‘결재 상신’ 버튼을 누릅니다.

이제 결재 상신 창이 열립니다. 보안등급에는 비공개, 공개, 반공개가 있는데요, 비공개로 올리면 기안을 올린 사람과 결재하는 사람만 볼 수 있고 공개로 올리면 모두가 다 볼 수 있습니다. 반공개로 올리면 이 문서를 볼 사람을 선택할 수 있습니다. 즉, 반공개는 선택한 사람만 볼 수 있는 기능입니다. 적당한 보안등급과 문서를 보관할 폴더, 의견을 적어 올리면 끝. 결재가 올라갔다는 창이 열리고 진행 중 문서 창에 조금 전에 기안한 문서가 올라가 있습니다.

다음 시간에는 결재 올라온 문서를 결재하는 방법을 소개하겠습니다. T비즈포인트 전자결재 서비스는 적은 비용으로 전자결재를 도입할 수 있는 중소기업을 위한 최적의 솔루션입니다. 전자결재에 대해 더 궁금한 점은 아래 전자결재 소개 글과 T비즈포인트 홈페이지에서 확인하세요.

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