[스마트 오피스] 오피스팩 관리자팁 #2 문서 담당자가 퇴사했다고요?

T비즈포인트 오피스팩 관리자가 반드시 알아야 할 유용한 관리자팁을 소개합니다. 이번 시간에는 퇴사한 임직원의 문서 권한을 다른 사람에게 옮기는 방법, 살펴봅니다.

김대리, 지난 번에 퇴시한 최차장이 만든 A문서 혹시 가지고 있나?
잠시만요… 아, 그 문서는 저한테 없는데요?
아, 이거 큰일이네. 최차장이 퇴사하면서 인수인계 안 한 거야?
하긴 했는데요, 저는 그냥 주는 것만 받았습니다. 업무가 달라서 따로 뭘 더 받아야 하는지도 몰랐고요.
허참, 시간은 없고, 최차장은 연락도 안되고.. .큰일이네.. 큰일이야…

갑작스레 직원이 퇴사하면 여러 가지 문제가 있습니다만, 가장 큰 문제 중 하나는 퇴사한 사람이 다루던 자료가 사라진다는 겁니다. 인수인계를 받는다고 해도 만든 사람만큼 잘 알 수는 없고, 이런 저런 이유로 인수인계가 잘 안되는 경우가 많지요. 모든 문서가 디지털 파일로 만들어졌다고 해도 마찬가지입니다. 보안 때문에 문서마다 권한이 설정되어 있어 아무나 그 문서를 볼 수가 없으니까요.

T비즈포인트 오피스팩에서는 이런 경우를 대비해 문서 권한을 한 번에 넘기는 기능을 제공합니다. 먼저 관리자 페이지로 이동합니다. 관리자 페이지로 이동하는 방법은 관리자 아이디로 오피스팩 메일에 접속한 후 ‘도메인 관리’를 누릅니다.

문서 소유권 이전 기능으로 인수인계 끝!

도메인 관리자 페이지가 열리면 ‘고급도구’ 메뉴를 누르고 맨 아래쪽에 있는 ‘문서 소유권 이전’ 기능을 찾습니다. 보낸 사람 칸에는 원래 문서를 만든 사람 이메일 주소를 넣고, 받는 사람 칸에는 문서 권한을 넘겨 받을 사람 이메일 주소를 넣습니다. ‘문서 이전’ 버튼을 누르면 문서를 옮긴다는 메시지가 나오고, 두 사람에게 문서 권한이 이전됐다는 메일이 갑니다.

이 상태에서는 두 사람 모두 문서에 접근할 수 있습니다. 따라서 반드시 퇴사하는 때가 아니라 업무를 이관할 때에도 이 방법을 쓰면 문서 권한을 쉽게 이전할 수 있습니다. 만일 퇴사한 사람이라면 더는 문서에 접근할 수 없도록 계정을 삭제합니다.

문서만 잘 관리해도 기업은 꽤 많은 비용을 줄일 수 있습니다. 특히 퇴사하는 과정에서 문서가 제대로 인수인계 되지 않아 기업이 받는 피해는 생각보다 큽니다. T비즈포인트 오피스팩의 문서 소유권 이전 기능으로 소중한 문서 잘 보관하시기 바랍니다.
 
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