[스마트 오피스] 회의실, 장비 효율 있게 공유하는 법

T비즈포인트 오피스팩 캘린더 기능에는 회의실이나 빔프로젝터 같은 회사 장비를 자원으로 등록하고 예약해서 쓸 방법이 있습니다. 자원을 가장 효율적으로 관리하는 방법, 함께 알아봅니다.

아무리 여유 있고 넉넉한 기업이라고 해도 모든 사람에게 똑같은 장비와 공간을 나눠줄 수는 없습니다. 그래서 언제나 기업에서는 장비와 공간이 부족합니다. 물론 장비와 공간이 넉넉하면 좋겠지요. 하지만 장비나 공간을 활용하는 시간이 많지 않은데 남아 돌 정도로 넉넉한 것도 기업 처지에서는 효율성이 떨어집니다. 그렇다면 방법은 하나, 효율성을 높이도록 잘 나눠쓰게 하는 것이지요.

그래서 대기업들은 장비나 공간을 자원으로 만들고 내부 시스템에서 예약해 쓸 수 있게 합니다. 하지만 중소기업이 이런 시스템을 만드는 건 현실적으로 불가능하지요. 그렇다고 매번 말로 하거나, 종이에 써서 어디에 붙이는 것도 영 모양새가 나지 않습니다. 이럴 때 T비즈포인트 오피스팩 일정 관리에 있는 자원 예약 기능은 자원을 효율 있게 관리하는 가장 좋은 방법입니다.

먼저 오피스팩 도메인 관리자 화면으로 이동합니다. 관리자 아이디로 로그인 해 메일 서비스로 이동한 후 ‘도메인 관리’를 누르면 도메인 관리자 화면으로 들어갈 수 있습니다. 관리자 화면으로 들어갔다면 맨 마지막 ‘설정’ 메뉴를 누릅니다. 설정을 누르면 화면 왼쪽으로 캘린더, 채팅, 문서, 이메일, 모바일, 사이트 같은 서브 메뉴가 나옵니다. 여기서 캘린더를 누르면 ‘일반’과 ‘리소스’ 탭이 보이는데요, 다시 한 번 리소스 탭을 누릅니다.

처음엔 아무 리소스(자원)가 없으므로 ‘새 리소스 만들기’라는 글자가 나타납니다. 이 글자를 누르고 자원을 입력합니다. 빔프로젝터, 카메라 같은 장비는 물론 회의실 같은 공유 공간도 자원으로 관리할 수 있습니다. 자원을 입력하면 자원 목록이 생깁니다.

이제 캘린더 서비스로 옵니다. 캘린더 서비스에서 일정만들기를 누르면 오른쪽에 ‘참석자’, ‘회의실’이라는 글자가 보입니다. 여기서 ‘회의실’을 누르면 아까 등록한 자원 목록이 나옵니다. 필요한 자원을 골라 같이 선택하고 일정을 만듭니다. 이제 다른 사람이 같은 시간 대에 일정을 만들고 자원을 쓰려고 하면, 이미 누군가 예약한 자원은 목록에서 보이지 않습니다. 일정이 끝나야만 다른 사람이 그 자원을 쓸 수 있습니다.

자원 공유 시스템을 별도로 구축하려면 많은 비용이 들고, 중소기업 처지에서는 좀 불편하긴 하지만 굳이 만들어야 할까 하는 의문도 생깁니다. 그러나 T비즈포인트 오피스팩 캘린더에 있는 자원 관리 기능을 쓰면 일정을 만들 때 같이 활용할 수 있어 매우 편리하고 효율도 높아집니다. 기업의 경쟁력은 한정된 자원을 얼마나 잘 관리하느냐 하는 데서도 나타납니다.

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