[스마트 오피스] 같은 팀, 조직에 단체 메일 보내는 그룹스 기능

T비즈포인트 오피스팩 메일의 그룹스 기능을 이용하면 회사 안에 같은 팀이나 본부, 동호회 회원 등 같은 이메일 내용을 공유해야 할 사람들에게 단체 메일을 쉽게 보낼 수 있습니다. 그룹스로 단체 메일 쉽게 보내는 방법을 소개합니다.

- 김대리, 내일 회식할 테니까 본부 직원들에게 회식 안내 메일 보내세요.
- (부장님이 직접 보내시면 되잖아요. 왜 저한테 시키세요) 네, 알겠습니다. ㅜㅜ
클릭, 클릭…
- 아, 이거 열다섯 명이나 되는 사람들 주소를 일일이 입력해야 하네. 이거 한 번에 보낼 방법 없을까?

종종 회사에서 일을 하다 보면 같은 팀, 같은 본부, 같은 동아리 사람들에게 단체 메일을 보내야 할 때가 있습니다. 같은 프로젝트를 하는 임시 팀에 보내기도 하고요. 팀원이 한 두명이면 모를까, 너댓명만 되어도 메일 보낼 때 일일이 이메일 주소를 입력하려니까 조금 짜증이 납니다.

이럴 땐 T비즈포인트 오피스팩 메일의 그룹스 기능을 이용하면 손쉽게 단체 메일을 만들 수 있습니다. 예를 들어 기획팀 사람들을 plan이라는 이메일 그룹으로 묶어두고 나중에 이메일을 보낼 때 받는 사람 이름에 plan 이라고만 쓰면 기획팀 사람들이 모두 같은 메일을 받는 것이지요.

이 기능을 쓰려면 오피스팩 메일 관리자가 그룹을 만들어야 합니다. 관리자 아이디로 로그인 해 메일 서비스로 이동한 후 ‘도메인 관리’를 누르면 도메인 관리자 화면으로 들어갈 수 있습니다. 관리자 화면으로 들어갔다면 세번째 ‘그룹스’ 메뉴를 누릅니다. 처음엔 아무 그룹이 없으므로 새그룹 만들기를 다시 누릅니다.

그룹 이름과 그룹에 들어갈 사람들 이메일 주소를 입력합니다. 기획팀 그룹을 만들려면 기획팀 사람들을 넣고 그룹 이메일 주소에 plan이라고 넣습니다. 이제 그룹 주소에 대한 권한을 지정합니다. 아래쪽 액세스 수준을 보면 세 가지 옵션이 있습니다.

제일 처음 ‘팀’ 옵션은 조직 내 모든 사람이 이 팀을 볼 수 있고, 이 팀에 메일을 보낼 수 있다는 뜻입니다. ‘공지만 가능’을 선택하면 제일 먼저 메일을 보낸 사람만 메시지를 쓸 수 있고(답장을 쓸 수 없다는 뜻입니다) 메일 받는 사람 목록을 볼 수 있습니다. 메일을 받는 사람들은 누가 이 메일을 받는지 알 수 없습니다. 마지막으로 비공개를 선택하면 그룹에 속한 사람들만 이 메일을 쓸 수 있고 받을 수 있습니다. 그룹 메일 특성에 따라 적당한 옵션을 고른 후에 새그룹 만들기 버튼을 누릅니다. 이제 새그룹을 만들었습니다.

다시 그룹스 메뉴로 이동하면 조금 전에 만든 그룹 이름이 보이고, 이 그룹에 누가 속했는지 알아볼 수 있으며 필요하다면 새로 사람을 추가할 수 있습니다. 이제 기획팀에 메일을 보낼 때는 메일 주소에 ‘plan@조직도메인주소’를 치면 끝. 단체 메일 보내기 참 쉬운 세상입니다. ^^

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