[스마트 오피스] 오피스폴더 계정별 용량 지정하기

T비즈포인트 가입자는 기업용 웹하드 시스템인 오피스폴더를 최대 2GB까지 무료로 사용할 수 있습니다. 오피스폴더 무료 체험 버전 신청하는 방법은 아래 글을 참조하시고요, 이번 글에서는 오피스폴더 가입 신청 후 개인에게 폴더 용량을 할당하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

[스마트 오피스] 오피스폴더 무료 버전 체험하기

직급과 조직도 구성하기

오피스폴더에 가입하고 초기 화면에 접속했다면 이제 구성원에게 오피스폴더를 쓸 수 있는 권한을 지정해야 합니다. 제일 먼저 할 일은 직급과 조직을 등록하는 일입니다. 오피스폴더 초기 화면에서 맨 오른쪽 위에 있는 ‘관리자’ 버튼을 누릅니다. 그래프 같은 것들이 보이는데, 이 화면은 오피스폴더 사용 현황을 알려주는 것입니다. 권한을 지정하려면 위쪽 메뉴 중에서 ‘도메인영역’을 선택합니다.

화면이 아래처럼 바뀝니다. 왼쪽에는 회사관리, 협업관리, 코드관리 같은 메뉴가 있고 오른쪽에는 오피스폴더를 쓸 수 있도록 허가 받은 사람 목록이 나옵니다.

가장 먼저 할 일은 왼쪽 맨 아래 ‘직급 관리’ 메뉴를 눌러 회사에 있는 직급을 입력합니다. 직급에 따라 폴더를 읽을 수 있는 권한을 지정하기 때문에 직급을 먼저 입력하는 것이 좋습니다. 예를 들어 대표는 모든 폴더를 다 열어볼 수 있고 이사는 팀장, 대리, 사원의 폴더를 열어볼 수 있도록 지정하는 것입니다. 직급을 다 입력했으면 ‘설정적용’ 버튼을 누릅니다.

직급을 다 입력했으면 왼쪽 맨 위에 있는 ‘조직 관리’ 메뉴를 누릅니다. 처음에는 회사 이름만 나오고 아무 조직도 없습니다. 오른쪽 ‘생성’ 버튼 칸에 조직 이름을 입력하고 생성 버튼을 눌러 조직을 만듭니다. 필요하다면 팀 이름은 언제든 바꿀 수 있습니다. 조직까지 다 만들었으면 이제 계정 관리로 이동합니다.

폴더 사용 용량은 계정 별로 지정

계정 목록에서 이름을 선택하면 계정 별로 편집하는 창이 나타납니다. 맨 위에 조직에는 회사 이름이 적혀 있는데 여기를 누르면 조금 전에 입력한 조직을 선택할 수 있는 창이 열립니다. 이 창에서 팀을 선택하면 창이 저절로 닫히고 지정한 조직으로 바뀝니다. 계속해서 직책을 선택하고 관리자 권한과 용량을 지정합니다. 쓰지 않는 계정이라면 일시 정지시킬 수도 있고, 사용 기한을 둘 수도 있습니다. 임시 사용자 같은 경우에는 사용 기한을 두면 기한이 지난 후엔 쓸 수 없으니 관리하기 편합니다.

사용할 용량은 오피스폴더 사용 용량 내에서 자유롭게 조절합니다. 예를 들어 2GB까지 쓸 수 있으면 1024MB, 즉 1GB 정도 쓰도록 지정합니다. 계정별 사용 용량의 합이 총 사용 가능한 용량의 합보다 커도 상관없습니다. 그 사람에게 얼마를 할당했든 전체가 쓸 수 있는 용량만큼만 쓸 수 있기 때문입니다. 예를 들어 총 사용 용량은 2GB지만 다섯 사람에게 1GB씩 용량을 줄 수 있다는 말입니다. 이 경우 두 사람이 1GB를 모두 쓰면 나머지 세 사람은 쓸 수 없습니다.

용량까지 지정했으면 끝. 관리자 창을 닫고 오피스폴더로 돌아가면 이제 지정된 용량 만큼 구성원들이 오피스폴더를 사용할 수 있습니다. 다음번에는 오피스폴더를 협업해 공유하는 방법을 소개하겠습니다.

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