[스마트 오피스] 오피스폴더 공유 기능 활용하기

오피스폴더 같은 파일 공유 시스템에서 가장 많이 쓰는 기능은 무엇보다도 ‘협업’ 기능일 겁니다. 함께 일할 수 없다면 네트워크 폴더에 자료를 저장한다는 장점이 사라지겠지요. 흔히 공유 기능이라고도 부르는 오피스폴더 협업 기능을 살펴보겠습니다.

공유폴더는 관리자만 만들 수 있습니다

오피스폴더의 협업폴더는 관리자만 만들 수 있습니다. 따라서 협업폴더가 필요하다면 관리자에게 요청해서 협업폴더를 만들어야 합니다. 관리자로 처음 로그인하면 개인폴더, 조직폴더, 협업폴더 등 우리 회사에서 쓸 수 있는 폴더 목록이 나옵니다. 폴더 이름을 마우스 오른쪽 버튼으로 누르면 쓸 수 있는 메뉴가 나타납니다. 개인폴더는 자신이 마음대로 쓸 수 있는 폴더로 자료를 올리거나 내리는 기능, 폴더를 새로 만드는 기능 등이 들어 있습니다.

공유하는 폴더를 만드는 방법은 두 가지입니다. 하나는 조직폴더에 조직원을 등록해 쓰는 것이고 하나는 아예 새로 공유 폴더(오피스 폴더에서는 이를 협업폴더라고 부릅니다)를 만드는 것입니다. 기본 조직폴더에는 조직도에서 등록한 팀 별로 폴더가 나와 있습니다. 따라서 조직에 속한 사람들은 자동으로 자기 조직폴더에 들어갈 수 있고 파일을 올리거나 받을 수 있습니다.

권한 관리로 보는 사람을 지정합니다

그런데 종종 상급자만 파일을 보도록 설정해야 할 때가 있습니다. 이 때는 권한을 조정할 폴더에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 ‘권한 관리’를 누르ㅂ니다. 화면이 열리고 이 폴더를 쓸 수 있는 사용자 리스트가 나옵니다. 혹은 검색 기능을 이용해 회사 내 다른 조직에 속한 사람을 찾을 수도 있습니다. 사람을 선택하고 권한 관리 옵션을 바꿉니다. 단순히 문서를 올리기만 하는 사람들은 쓰기 옵션만 체크합니다. 상급자라면 읽기 옵션에 체크합니다. 이제 쓰기 옵션만 체크한 사람들은 파일을 올릴 수만 있고 받을 수는 없습니다.

프로젝트 공유시 협업 폴더를 만드세요

협업폴더는 조직폴더와 상관없이 다양한 조직에 속한 사람들이 서로 폴더를 공유하는 기능입니다. 협업폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 누르면 ‘협업폴더 생성’ 메뉴가 있습니다. 메뉴를 누르고 폴더 이름을 지정한 뒤 권한 관리에서 한 것처럼 함께 사용할 사람을 찾아 권한을 주고 ‘확인’ 버튼을 누릅니다. 이제 협업폴더 안에 조금 전에 만든 폴더 이름이 보입니다.

폴더를 만들 때 맨 아래쪽에 ‘비밀폴더’ 옵션이 있습니다. 이 옵션을 체크하면 권한 있는 사람에게만 폴더 이름이 보입니다. 권한 없는 사람은 폴더에 들어오기는 커녕, 폴더 자체를 볼 수 없다는 뜻이지요. 특별히 노출하기 어려운 문서를 보관하려면 비밀 폴더를 만드는 것이 좋습니다.

다음에는 오피스폴더에 파일을 올리고 내리면서 실제로 쓰는 방법들을 살펴보겠습니다.

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