[스마트 오피스] 아웃룩 데이터 T비즈포인트 오피스팩으로 가져오기

T비즈포인트 오피스팩을 쓰려고 해도, 예전에 쓰던 일정관리나 메일 프로그램에 있는 데이터를 버릴 수 없어서 오피스팩을 쓰지 못하는 분들이 있습니다. 좋은 거 잘 알지만 수백 개가 넘는 주소록, 빼곡하게 기록해온 일정들을 버리고 새 프로그램으로 옮겨갈 수는 없지요. 이 문제를 해결하지 않고 억지로 새 프로그램을 도입하면 틀림없이 두 개를 같이 쓰는 분들이 생깁니다. 이래서는 안되지요.

아무래도 가장 많이 쓰는 프로그램은 아웃룩일 겁니다. 오랫동안 사람들이 써왔고 그만큼 데이터도 많을 테니까요. 아웃룩은 물론 좋은 프로그램입니다. 하지만 아웃룩 데이터 파일 확인해보셨어요? 모르긴 몰라도 하드디스크 수 GB에서 많게는 수십 GB를 차지하고 있을 겁니다. 아웃룩 파일만 잘 정리해도 하드디스크 공간이 꽤 늘어날 겁니다. T비즈포인트 오피스팩은 데이터를 하드디스크에 저장하지 않으므로 하드디스크 공간도 절약하고, 내 컴퓨터가 아닌 다른 컴퓨터로도 접속할 수 있으니 더 편리하지요. 보안이 걱정이지만, 수많은 기업들이 쓰는 프로그램이므로 크게 걱정할 일도 아닙니다.

일정 데이터를 iCal이나 CSV로 저장

자, 아웃룩에서 만들고 보관한 데이터를 어떻게 오피스팩으로 옮길까요? 방법은 간단합니다. 아웃룩을 실행한 후 내보내기 기능을 이용해 일정을 iCal 또는 CSV 형식으로 하드디스크에 저장합니다. 파일이 저장됐는지 확인한 후 이제 T비즈포인트 워크플레이스에서 로긴합니다.

‘나의 일정’ 항목을 선택하면 바로 캘린더 화면이 열립니다. 화면 오른쪽 위에 톱니바퀴 아이콘을 선택해 ‘캘린더 설정’을 누릅니다. 계속해서 캘린더 탭을 누르면 새 캘린더 만들기 아래나 옆으로 ‘캘린더 가져오기’ 기능이 보입니다.

캘린더 가져오기를 누르면 바로 파일을 찾아보는 창이 열립니다. ‘찾아보기’ 버튼을 눌러 아까 아웃룩에서 저장한 iCal 파일이나 CSV 파일을 찾아 선택합니다. 파일을 선택한 후 어떤 캘린더로 가져올지 지정하면 끝. 가져오기 버튼을 누르면 오피스팩 캘린더가 아웃룩에서 저장한 일정을 그대로 가져옵니다. 이제 가져올 캘린더를 확인하면 아웃룩의 일정이 들어 있음을 볼 수 있지요.

오피스팩 데이터도 내보내기 가능

반대로, 오피스팩 일정을 아웃룩으로 내보낼 수도 있습니다. 캘린더 탭에서 캘린더 가져오기 대신, 캘린더 내보내기 기능을 선택하면 자동으로 캘린더 파일을 iCal 형식으로 저장한 후 zip 파일로 압축해서 다운로드 하게 만들어 줍니다. 설명은 길지만, 내보내기를 누름과 동시에 바로 파일 저장하기 창이 나타납니다.

아웃룩이나 다른 일정 관리 프로그램들은 대부분 일정이나 주소록을 파일로 내보내는 기능이 있습니다. 이 기능을 이용해 데이터를 저장한 후 T비즈포인트 오피스팩에서 불러오면 예전 프로그램으로 만든 데이터를 별 무리없이 사용할 수 있습니다. 데이터 때문에 T비즈포인트 오피스팩으로 옮기길 꺼리셨다면, 더는 걱정 말고 T비즈포인트 오피스팩의 편리함을 마음껏 누려보세요.

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