[스마트 오피스] 휴가 갈 땐 부재중 자동응답 기능을!

T비즈포인트 오피스팩 메일에서 부재중 자동응답 설정 기능을 살펴봅니다. 오랫동안 메일을 받지 못할 때, 부재중 자동응답 기능은 비즈니스 예절입니다.

휴가. 생각만 해도 흐뭇하고 행복한 낱말이지요. 스트레스와 업무에 시달리며 피곤했던 몸과 마음을 쉬고 재충전할 기회입니다. 모든 걸 다 털고, 푹, 아주 푹 쉬다 올 수 있었으면 좋겠습니다. 그러나 솔직히 직장인의 휴가는 그렇게 마음 편히 놀 수 있는 것만은 아닙니다. 휴가 동안 해야 할 일을 동료에게 맡겨야 하니 미안하고, 휴가 다녀와서 밀린 일을 해야 하니 마치 밀린 숙제를 앞둔 그런 기분입니다.

그렇다고 휴가를 안 갈 수도 없지요. 그렇다면 휴가도 스마트하게, 일처리도 스마트하게 하는 것이 좋습니다. 무엇보다도 먼저 스마트하게 처리할 것은 바로 메일! 요즘처럼 메일로 많은 일을 처리하는 시대에 메일을 내팽개치고 휴가를 갈 수는 없지요. 물론 스마트폰으로 휴가 가서도 메일을 처리할 수도 있겠습니다만, 부득이하게 스마트폰을 쓸 수 없는 외국으로 떠난다든지 할 때는 메일을 처리할 방법이 없습니다.

부재중 자동응답 기능으로 메일 매너 지키기

물론 휴가를 가기 전에는 업무와 연관 있는 사람들에게는 휴가 중이라고 미리 말해두는 것이 비즈니스 매너일 것입니다. 같은 회사 동료에게는 당연히 말을 해야 하고, 또 외부 협력 업체 사람들에게도 알려두는 것이 좋지요. 하지만 미리 알려준다고 해도 잊는 경우가 있고, 또 평소에는 연락하지 않다가 어떻게 휴가 중인지 알고 연락하는 사람도 있습니다. 이렇게 자리를 비웠을 때, 내가 자리를 비운 사실을 모르는 상대방은 메일을 보내놓고 왜 답장이 없나 기다리겠지요. 이럴 때를 대비해서 휴가나 출장처럼 오랫동안 메일을 확인할 수 없을 때는 ‘부재중 자동응답 기능’을 지정해 놓습니다. 이 기능을 지정해 두면 부재중에 메일이 오면 자동으로 미리 만들어 둔 메시지가 전송되어 메일을 보낸 사람이 기다리지 않아 좋습니다.

이 기능을 사용하려면 ‘부재중 자동응답 사용’ 항목을 선택합니다. 아래 쪽에는 자동응답할 기간을 입력하고 계속해서 제목과 메시지를 넣습니다. 간단한 부재 사유와 기간, 대신 업무를 처리해 줄 연락처 등을 입력하면 좋겠습니다.

“안녕하십니까? Mbiz 센터 홍길동입니다.
10월 1일부터 7일까지 일주일 동안 휴가를 다녀오게 됐습니다.
찾아주셨는데, 바로 연락드리지 못해 죄송합니다.
휴가 기간 동한 급한 업무는 한국인 과장에게 연락하시면 됩니다.
한국인 과장 연락처는 02-123-4567입니다.
휴가 다녀온 후 다시 연락드리겠습니다. 고맙습니다.“

이렇게 설정하면 내게 메일을 보낸 모든 사람(스팸 메일 제외)에게 자동응답 메일이 발송됩니다. 내게 메일을 보내는 모든 사람에게 휴가 간다는 사실을 알리는 것이지요. 일부에게만 자동응답 메일을 보내고 싶다면 메시지 입력 창 밑에 ‘내 주소록 사용자에게만 답장하기’를 선택합니다. 주소록에 있는 사람들만 내 부재 사실을 알 수 있습니다. 만일 회사 내 직원들에게만 알리고 싶다면 맨 아래 ‘조직 이름 사용자에게만 답장하기’를 체크합니다. 맨 밑에 변경 사항 저장 버튼을 누르면 이제부터 들어온 메일에 대해 답장을 보냅니다.

메일 화면으로 이동하면 위쪽에 부재중 자동응답 설정이 되어 있다는 표시가 나타납니다. 메일로 비즈니스 하는 시대, 오랫동안 메일에 답하기 어려울 때는 부재중 처리를 해 두는 것이 에티켓입니다. T비즈포인트 오피스팩 메일로 비즈니스 에티켓을 지켜 보세요.
 
T bizpoint

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