[스마트워크] 회의 소집할 땐 이메일 초대기능을!

회의를 소집하거나 어떤 모임을 공지하려고 이메일을 보낼 때가 있습니다. 메일 안에 시간과 장소를 적어 보내지만, 솔직히 어떤 사람들은 메일을 보고 바로 잊기도 하지요. 나중에 확인 전화해봐야 ‘언제 그런 메일 있었어?’하고 대답하기 일쑤입니다. 속 터지지만, 그래도 어쩔 수 없습니다. ‘그러니까 메일 보고 진작 캘린더에 넣어두면 되잖아요!’ 항의해봐야 소용없습니다. 그런데 T비즈포인트 오피스팩 메일에는 메일 보낼 때 초대장을 같이 보내는 기능이 들어 있습니다. 메일만 보내면 상대방 캘린더에 자동으로 등록해주는 아주 편리한 기능이지요!

상황 1

- 부장님, 오늘 10시부터 회의한다고 말씀드렸는데 왜 안 오셨어요?
- 무슨 회의? 난 모르는데?
- 제가 지난 주에 메일로 회의 장소와 시간 다 보내드렸는데요?
- 그런 메일 본 기억 없는데? 그리고 그런 건 전화를 해야지.
- (메일 다 남아 있을 텐데 기억 없다고 우기다니 ㅜㅜ 직급만 아니면 ㅜㅜ)

상황 2

- 지금부터 통합 부서 회의를 진행하겠습니다.
제가 일일이 전화 드리지 못했는데 다들 오셨나요?
- 그럼 그럼. 김대리가 보내 준 메일에 초대 기능이 있어서
자동으로 캘린더에 일정이 등록되던 걸?
스마트폰에서 계속 알려주니 잊을 수가 없더라고.
- 네, T비즈포인트 오피스팩 메일에 있는 초대장 기능을 이용한 건데요,
회의 소집이나 행사 안내할 때 아주 유용하더라고요.
- 그래? 그거 어떻게 쓰는 거야?

메일을 쓸 때 초대 기능을 넣는 건 간단합니다. 메일 제목 아래쪽에 클립 아이콘과 함께 파일 첨부라는 기능이 있고 그 옆에 ‘삽입 : 초대장’이 있습니다. 초대장 글자를 누르면 아래와 같은 화면이 나오면서 일정 내용을 입력할 수 있습니다.

제목과 일정 시간을 입력합니다. 만일 종일 행사라면 ‘종일’ 항목을 체크합니다. 그 아래 참석자 목록이 나오는데 이 목록은 이메일 수신자 목록에서 자동으로 끌어온 것입니다. 따라서 참석자를 추가, 삭제하고 싶다면 이메일 수신자 목록을 수정하면 됩니다. 캘린더를 공유하는 사용자라면 그래프에서 비어있는 일정을 확인할 수 있고 지금 진행하는 일정이 연한 푸른 색으로 나타납니다. 초대장 삽입을 누르면 메일 안에 초대장이 들어갑니다.

초대장을 수정하려면 메일 본문에 들어간 초대장을 클릭합니다. 초대장 오른쪽 위에 수정/삭제라는 글자가 나타납니다. 필요한 대로 수정하거나 초대장을 지웁니다. 초대장 안에 설명을 넣었다면 메일 본문에는 따로 설명을 넣지 않아도 좋습니다. 보내기 버튼을 누르면 초대 메일이 갑니다.

모임 주관할 때 초대 기능을 활용하라

메일을 받는 사람에게는 아래 화면처럼 메일이 도착합니다. 본문은 보낸 대로 들어왔으니 똑같지만 제목 부분이 좀 다릅니다. 제목과 시간, 참석자 목록이 나오고 아래쪽에 참석 여부를 묻는 항목이 있습니다. 참석하는 상황에 따라서 예, 아니요 혹은 미정을 누릅니다.

제목 부분 옆으로 내 캘린더의 일정 목록이 나와서 다른 일정과 겹치는지 확인할 수 있습니다. 내 캘린더 보기 버튼을 눌러 바로 캘린더로 가서 다른 일정을 한꺼번에 확인해도 됩니다. 모임이나 회의를 주선하고 약속을 잡는 건 참 어려운 일입니다. T비즈포인트 오피스팩 메일의 초대장 기능을 이용하면 시간과 약속을 더 효과 있게 상대방에게 전달할 수 있습니다. 지금까지 귀찮아서, 혹은 몰라서 안 쓰셨다면 초대장 기능을 써 보세요. 시간과 장소를 전달하는 아주 좋은 방법입니다.

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