티비즈포인트 오피스팩, 비즈니스 메일에 '서명'이 필요한 이유

여러분은 회사 메일에 본인의 서명을 사용하고 있나요? 그런게 무슨 필요 있냐고 반문하는 분도 계시겠지요. 그런데 받는 사람의 입장에서 업무로 받은 이메일에 상대 기업의 로고와 보낸이의 정보가 깔끔하게 정리된 서명이 있다면 왠지 신뢰감이 생기지 않나요?

이처럼 비즈니스 메일에서 서명은 보낸 이와 그 사람이 속한 회사의 이미지를 결정짓는 중요한 역할을 합니다. 그러면 비즈니스 메일 서명에는 어떤 내용을 담는 것이 좋을까요?

비즈니스 메일 서명에 무엇을 표시할까?

비즈니스를 목적으로 당신이 보내는 모든 이메일에 서명을 추가하는 것은 곧 당신과 당신의 회사를 알리는 기회입니다. 따라서 이메일 서명에는 상대방이 당신에게 연락할 수 있는 다양한 연락 정보와 당신의 회사 소개 정보를 표시해주는 것이 좋습니다.

비즈니스 메일 '서명' 예시

보내는 이의 연락처 정보에는 이름과 직급, 소속 부서, 전화번호(휴대전화 번호 포함), 팩스번호 등이 포함되고, 회사 로고와 홈페이지, 블로그 URL 등의 정보를 기재해 주는 것이 보통입니다. 또 기업의 슬로건을 기재하는 경우도 있고, 최근에는 트위터나 페이스북 등 개인의 SNS 정보를 기재하기도 합니다. 비즈니스 메일 서명은 일반적으로 위와 같은 정보 등을 담아 6줄을 넘지 않는 것이 좋습니다. 그리고 회사의 전 직원이 일정한 포맷의 메일 서명을 사용하는 것이 받는 이에게 일관된 기업의 아이덴티티를 전달하는 데 유리하다고 할 수 있습니다.

티비즈포인트 오피스팩에서 메일 서명 적용하기

티비즈포인트 오피스팩에서 메일 서명은 티비즈포인트 오피스팩 메일 화면 우측 상단의 <환경설정>에서 가능합니다. <환경설정> - 기본설정을 보면 '서명' 설정 메뉴를 확인할 수 있습니다.

여기에 '사용 안 함'이 기본으로 선택되어 있을텐데요. 아래 보이는 텍스트 박스에 서명으로 사용할 내용을 위에 보이는 것과 같이 기재해주면 됩니다. 텍스트 박스는 구글독스의 문서편집기처럼 텍스트를 자유롭게 편집할 수 있습니다.

텍스트 정보를 올렸는데, 회사 로고는 어떻게 적용할 수 있을까요? 회사 로고를 적용하려면 먼저 텍스트 박스 메뉴에 있는 이미지 아이콘을 클릭해줍니다. 그러면 위에 보이는 것 같은 '이미지 추가' 창이 나타나는데요. 여기서 서명에 첨부시킬 이미지 주소(이미지 URL)를 추가해주면 됩니다. 사이즈는 너무 크지 않게 회사 로고만 간단히 들어있는 것이 좋겠죠?
 
* 이미지 웹 주소는 티비즈포인트 오피스팩 계정 관리자가 확인할 수 있습니다.

이렇게 하면 저장된 서명이 여러분이 보내는 모든 메일에 일괄적으로 적용됩니다. 이처럼 티비즈포인트 오피스팩 메일 서명은 매우 쉽게 적용할 수 있습니다. 그러니 여러분 모두 기업의 일관된 이미지와 아이덴티티를 전달할 수 있는 비즈니스 메일 서명을 사용해보면 어떨까요? 성공 비즈니스는 이처럼 작은 부분에서 시작되는 것이니까요. <Tbizpoint>