티비즈포인트 오피스팩 메일 활용한 올바른 비즈니스 메일 작성법

요즘 많은 기업이 2011년부터 함께 일할 신입 사원 모집을 하고 있죠. 여러분은 신입사원 시절이 기억나시나요? 신입 시절을 떠올려 보면 눈앞에 보이는 모든 풍경이 낯설고, 회의에서는 선배들이 무슨 말을 하는지 귀에 들어오지도 않았고, 혹시 실수라도 할까 봐 조마조마했던 기억이 납니다. 그리고 가장 어려운 일 중 하나가 바로 ‘이메일 쓰기’가 아니었나 싶은데요.

‘이메일 쓰기’가 뭐가 어렵냐고요? 개인 메일이라면 마음대로 편하게 써도 되겠지만, 업무를 위한 비즈니스 메일에는 지켜야 할 매너가 있기 때문이죠.

그래서 오늘은 티비즈포인트 오피스팩 메일을 이용한 비즈니스 메일 작성법에 대해 이야기해 볼까 하는데요. 이는 이메일을 자주 사용하는 모든 직장인, 특히 직장 새내기 여러분을 위해 좋은 정보가 되지 않을까 합니다.

비즈니스 메일의 올바른 사용법

여러분 모두 자주 메일을 주고 받는 직장 동료나 거래처 직원의 이메일 주소는 미리 주소록에 저장해 사용하고 계실 텐데요. 간혹 메일함 주소록에 저장된 내용 때문에 곤란했던 경험 있지 않으신가요? 회사에서 별로 좋아하지 않는 상사에게 메일을 보내는데, 전달된 메일에 표시된 수신자 이름이 ‘내가 주소록에 저장해 둔 별명’으로 표시되는 난처한 경험 말이죠.

이처럼 메일은 보내는 사람이 자신의 주소록에 저장해둔 이름이 받는 이에게 그대로 표시되기 때문에 주의하는 것이 좋습니다. 만약 부하 직원으로부터 받은 메일에 당신의 이름이 ‘멍청이’ ‘찌질이’로 표시되어 있다면 속상하고 기분이 언짢겠죠? ^^

티비즈포인트 오피스팩 메일, 주소록

그리고 보통 <메일 쓰기>에는 ‘받는 사람’과 ‘참조’, ‘숨은 참조’로 구분되어 있는데요. ‘수신자’에는 업무와 직접적으로 연관된 사람과 해당 업무의 담당자 등을 넣고, ‘참조’에는 직접적인 관련은 없지만, 업무 내용에 대해 알고 있어야 하는 사람, 업무 담당자의 상급자를 추가하면 되죠. 그리고 ‘숨은 참조’에는 다른 이메일 수신자와 참조자들에게 표시되지 않지만, 메일 내용 검토가 필요하다고 생각하는 사람을 추가하면 됩니다.

비즈니스 메일, 본문 작성 노하우

비즈니스 메일의 본문은 반드시 받는 사람(메일 수신자)의 이름과 직급으로 시작하는 것이 좋습니다. 좀 더 격식을 갖추고자 한다면 수신자와 참조자를 모두 써도 좋습니다. 그리고 수신자의 이름과 직급을 기재한 후, 간단한 인사말과 함께 보내는 사람(메일 발신인)의 소속과 이름, 직급을 적어줍니다.

또 간혹 메일 받아보면 자신이 하고 싶은 이야기를 본문에 가득 채워 보내는 분들이 있는데요. 비즈니스 메일에서는 내용을 장황하게 풀어쓰기보다 간결하게 정리하는 것이 좋습니다. 또 받는 사람이 읽기 편하도록 행 사이를 띄어주는 것도 좋습니다.

티비즈포인트 오피스팩 메일, 비즈니스 메일 작성 예시

그리고 과도한 이모티콘의 사용이나 지나치게 색상을 이용하는 것도 비즈니스 메일에서는 지양하는 것이 좋습니다. 만약 강조해야 할 내용이 있다면, 볼드체를 적용하거나 빨간색을 사용하되 가능한 한 적게 사용하는 것이 좋습니다.

글을 마무리할 때는 ‘이상입니다.’, ‘감사합니다.’ 정도로 간단히 마무리하는 것이 좋고 보내는 사람의 이름을 반드시 넣어주어야 합니다. 또 ‘올림, 배상, 드림’ 등 상대를 존칭 하는 표현을 추가하는데, 최근에는 보편적으로 ‘OOO 드림’을 쓰는 것이 좋습니다.

티비즈포인트 오피스팩 메일이 유리한 이유

비즈니스 메일은 종종 커뮤니케이션 오류 등으로 ‘담당자 간 혹은 기업 간’ 업무에 차질이 생길 경우, 서로 주고받은 메일의 내용이 중요한 증빙 자료로 사용될 수 있습니다. 그래서 누구든 이메일 내용을 보아도 쉽게 이해할 수 있게 작성하는 연습이 필요합니다.

또 비즈니스 메일은 만약을 대비해 최소 1년간 저장해 두는 것이 좋은데요. 메일 저장 용량이 부족하면 수시로 데이터를 삭제하거나 백업해 주어야 하는 불편함이 있겠죠. 그런 면에서 티비즈포인트 오피스팩이 제공하는 약 25G의 넉넉한 용량이 비즈니스 메일 사용에 유리하다고 할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 티비즈포인트 오피스팩 메일의 ‘라벨링’ 기능을 이용하면 필요한 메일이 있을 때, 쉽게 찾을 수 있겠죠?

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또 비즈니스 메일을 주고받는데, 우리 회사만의 도메인(URL) 계정을 가진 이메일 주소를 활용할 수 있다는 점도 티비즈포인트 오피스팩 메일의 큰 장점인데요. 이메일 주소도 회사를 대표하는 이미지가 될 수 있는 만큼, 비즈니스를 위해 고유의 이메일 주소를 사용하는 것이 중요할 것 같습니다.

티비즈포인트 오피스팩 메일의 다양한 기능이 당신의 비즈니스 메일이 격식을 갖추는데 작은 도움이 되길 바랍니다. <Tbizpoint>