[스마트 오피스] 기업 문서 관리는 오피스폴더로

"부장님, 소식 들으셨어요?" 회사 소식통 김대리가 호들갑을 떱니다. "무슨 소식?" 호들갑에 놀란 박부장이 물어봅니다.

"옆 팀 이대리가 오늘 그만 둔답니다."
"그래? 그럼 우리 팀하고 같이 작업했던 서류나 문서 이런 거 다 챙겨야 하겠네?"
"네, 제가 USB에 받아오겠습니다."
…
"아, 부장님 ㅜㅜ"
"왜?"
"이 나쁜 녀석이 하드디스크를 포맷하고 가버렸네요. 문서가 하나도 없어요."
"뭐, 뭐야??"

중소기업에서 가장 필요하지만 잘 못하고 있는 것이 바로 문서 관리입니다. 대기업처럼 정보관리 시스템이 있는 것도 아니고, 그저 개인이 개인 컴퓨터에서 문서를 만들고 저장하는 수준이 대부분이거든요. 조금 나은 정도가 파일 서버를 두고 문서를 공유하는 정도일 겁니다. 사실 사람이 있을 땐 문서가 필요할 때 서로 찾아 주고, 찾아 쓰고 하니까 별 문제 없습니다. 문제는, 퇴사할 때입니다.

직원이 회사를 그만 두면 문서가 어디 있는지 찾기 어렵습니다. 간혹 하드디스크를 다 지우고 가는 사람도 있고요. 이렇게 되면 비슷한 문서를 처음부터 다시 만들어야 합니다. 이렇게 같은 문서를 또 다시 만들면서 귀중한 시간과 비용을 낭비합니다. 사실 이렇게 찾지 못한 문서를 다시 만들면서 시간을 헛되이 보낸 경험, 누구에게나 있을 겁니다. 그래서 중소기업일수록 문서 관리, 제대로 해야 합니다. 문서를 제대로 관리하면 그만큼 비용을 줄일 수 있으니까요.

문제는, 어떻게 관리하느냐 입니다. 문서 관리 시스템을 도입할 형편은 안되고, 그렇다고 파일 서버에 넣어두자니 관리가 안됩니다. 누가 어떻게 파일에 접근했는지 알 방법도 없고요. 이런 고민을 하는 중소기업에게 가장 적합한 솔루션이 바로 티비즈포인트 오피스폴더입니다.

중소기업을 위한 최고의 문서관리 솔루션

오피스폴더는 직원들이 만든 정보를 가장 효율적으로 공유하는 방법입니다. 기업 구성원들이 만든 자료를 클라우드 방식으로 서버에 저장하고 이를 체계적으로 관리할 수 있습니다. 오피스폴더에 문서를 보관하면 임직원이 회사를 그만두더라도 데이터를 그대로 쓸 수 있습니다. 게다가 티비즈포인트 오피스팩과 연동해서 메일이나 일정관리, 전자결재, SNS 같은 다양한 서비스와 함께 활용하는 것도 큰 장점입니다.

오피스폴더는 개인별, 조직별로 저장 공간을 구분하고 권한에 따라 파일을 보거나 수정할 수 있어 문서를 편리하고 쉽게 공유합니다. 게다가 저장 용량에 상관없이 아이디를 무제한으로 발급할 수 있어, 계정마다 아이디 발급 개수가 지정된 다른 서비스에 비해 편리합니다.

자료 별로 사용 기간이나 보존 기간을 정할 수 있고 파일 전송 현황이나 로그 기록이 남기 때문에 누가 파일에 접근했는지 쉽게 파악할 수 있어 보안 문제도 걱정 없으며 모바일로도 접속할 수 있어 언제 어디서나 문서를 조회, 수정, 관리할 수 있습니다.

오피스폴더는 유료 서비스지만 티비즈포인트 가입 회원들은 2GB 용량을 제공하는 무료 서비스로 오피스폴더를 미리 체험할 수 있습니다. 오피스폴더에 대해 자세한 내용은 Tbizpoint 홈페이지의 기업상품 -> 업무 관리 메뉴에서 오피스폴더를 선택하세요.

기업의 소중한 문서, 이제는 개별적으로 보관하지 말고 오피스폴더에서 체계적으로 관리하세요. 시간과 비용이 틀림없이 줄어듭니다.
 
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